【留学生必見】英語メールの書き方・例文まとめ！ホストファミリーや大学宛も

留学前にホストファミリーや学校へ英語でメールを送ろうとして、書き出しから手が止まってしまった経験はありませんか。

英語メールの書き方は、件名・宛先・書き出し・結びという型さえ覚えれば、誰でも失礼なく書けるようになります。

この記事では、留学前後の場面別メール例文、署名やCC・BCCの使い分けなど、そのまま使える表現をポイントに絞って紹介します。

留学準備をスムーズに進めるには、留学のプロの力を借りるのもおすすめです。以下の記事ではおすすめの留学エージェントを紹介しているので、参考にしてみてください。
プロが選ぶ！留学エージェントおすすめ10社を比較

留学前に海外へメールを送る場面って？

留学する前から、英語でメールを送る状況が出てきます。

場面1：ホストファミリーへの挨拶

事前にホストファミリーの連絡先を入手できた場合は、出発前に挨拶や自己紹介も兼ねてメールを送ります。

内容は主に、これからお世話になる旨を伝えましょう。ホームステイ先でより良い生活をするためにも、英語でのメールの送り方をマスターしておきたいところです。

場面2：留学先への問い合わせ

留学する前に、現地の学校やエージェントのオフィスに連絡を取ることがあります。

内容は、

・必要書類の提出
・現地での生活や学校に関する質問

など。

相手は会社や学校といった公的な団体です。メールを送るときのルールを守り、失礼のない文章を送ることが欠かせません。

留学で使える英語メールの書き方・例文

では、英語でメールを書く際の流れを紹介します。

英語メールの書き方（1）タイトル

まずは、タイトルです。ポイントはなるべく簡潔にすること。

英語の場合は「a」や「the」などの冠詞をなるべく省いて、シンプルなタイトルを書くことが多いです。

英語メールの件名の書き方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
英語メールの件名は正しく付けよう！用途別にコツとポイントを紹介します

英語メールの書き方（2）宛先

メールの文頭には、宛先を書きます。先ほどもお伝えしたように、特定の肩書きを持つ相手であれば「professor ○○」などの敬称から始めてください。

ホストファミリーが相手であれば、呼び捨てをして問題ないかと思います。

英語メールの書き方（3）書き出し

書き出しは言わば挨拶文です。

かしこまった書き方をする必要はありませんが、以下の2点はしっかりと明記しましょう。

・自分が何者なのか
・なぜメールを書いているのか

英語メールの書き出しの表現については、以下の記事でも詳しく解説しています。
英語のメールで使える書き出し表現まとめ！用途別に適切な表現をご紹介します

英語メールの書き方（4）本文

次は本文です。

本文はできるだけシンプルに伝えることを意識しましょう。また場合によっては箇条書きをするなど、パッと見て理解しやすいように工夫することも効果的です。

また最近は、パソコンだけでなくスマートフォンでメールを見る機会も増えていますよね。大画面のパソコンと小さい画面のスマートフォン、どちらでも見やすいように改行なども意識しましょう。

英語メールの書き方（5）結び

最後に結びを書きます。

今回メールした理由を要約した一言添えると、メールがしっかりとまとまります。内容によって書き方は異なりますが、以下のような形で締めくくりましょう。

英語メールの結びの表現については、以下の記事でも詳しく紹介しています。
英語のメールで使う適切な結びの挨拶とは？ビジネス・フォーマル・カジュアルのシーンごとに紹介します！

英語メールの書き方（6）敬具

日本でいう敬具にあたるものが、英語にも存在します。フォーマルなメールでも、友人同士のメールでも記載されることが多いため、忘れずに書きましょう。

敬具（結語）は、相手との関係性によって使い分けます。以下に代表的な表現をまとめました。

毎回同じ結語ではなく、相手との関係性に応じて使い分けると、表現の幅を広げられます。

ホームステイ先・留学先の大学へのメール例文

ここからは、留学前後によくある2つの場面「ホームステイ先」「大学」を想定した、そのまま使える例文を紹介します。

ホームステイ先へ送る英語メール（本人から）

ホームステイ先へのメール例文（1）挨拶

ホームステイ先へのメール例文（2）到着日時・空港送迎の連絡

ホームステイ先へのメール例文（3）食事制限・アレルギーの相談

ホームステイ先へ送る英語メール（親から）

ホームステイ先へのメール例文（4）お世話になる挨拶とお願い

ホームステイ先へのメール例文（5）緊急連絡先・健康上の配慮事項の共有

ホームステイ先の家族は、留学中に多くの時間を一緒に過ごす大切な相手です。

帰国前にお礼の手紙を書きたい場合には、以下の記事を参考にしてみてください。
ホストファミリー宛に英語の手紙を書くには？【すぐ使える例文付き】

留学先の大学への英語メール

英語メールを洗練させる5つのポイント

基本構造に加えて、次の5つのポイントを押さえておくと、より丁寧で伝わりやすい英語メールになります。

ポイント（1）頭語（Dear〜）の詳しい使い分けパターン

「Dear」の後ろに続ける名前や敬称は、相手との関係性によって変わります。

誤った使い方は失礼にあたる場合があるため、事前に確認しておきましょう。

なお、女性の敬称は既婚・未婚を問わず「Ms.」で統一するのがマナーです。

相手の性別が分からない場合は、フルネーム表記（例：Dear Taylor Smith,）にすると失礼を避けられます。

ポイント（2）宛先欄（TO・CC・BCC）の使い分け

英語メールでも、TO・CC・BCCの使い分けは日本語メールと同じ考え方です。

ただし海外では日本ほどCCに多くの関係者を入れる文化がないため、必要最小限にとどめると好印象です。

ポイント（3）差出人の署名（Signature）の書き方

英語メールの署名は、日本語とは反対の順番で書きます。英語の署名では、一番上に名前を書き、その下に所属や連絡先を続けるのが基本のレイアウトです。

相手がメールを読み終えた際、誰からの連絡か瞬時に把握できるようにするためです。

また、署名が長すぎるとスマートさに欠け読みにくくなるため、3行から4行程度にすっきりとまとめるのがマナーとされています。

ポイント（4）メール本文の体裁・文字数のルール

英語メールを作成する際は、長文になりすぎないよう視覚的な読みやすさを意識することが重要です。

英語は日本語に比べて横に長く広がりやすいため、改行がないと文字が詰まった圧迫感を与えてしまいます。

具体的な設定基準として、以下のルールを参考にしてください。

• （1）1行は60〜70字程度を目安に改行する
• （2）すべて大文字、またはすべて小文字だけで書かない（スパムと誤解されやすい）
• （3）3〜4文ごとに段落を分け、1行空ける
• （4）スマートフォンでも読みやすいよう、長すぎる一文は避ける

ポイント（5）主語「I」と「We」の使い分け

個人としての意見や依頼を伝えるときは「I」、学校やエージェントなど組織を代表して伝える場合は「We」を使います。英語メールでは主語の選び方によって、発言の責任の所在やニュアンスが大きく変わります。

「We」を使うと組織全体としての総意であることを示せるため、より公式で説得力のある文章になります。どのような場面でどちらを使うべきか、以下の比較を参考に整理しておきましょう。

英語のメールの書き方をマスターしよう

今回の記事では、留学を控えている人向けに、英文メールの書き方とルール、そして実際に活用できる英文フレーズを紹介しました。

この記事で皆さんに覚えていただきたい、メールを書くときのコツは以下の3つです。

（1）相手に伝わりやすいように要件をまとめ、シンプルに伝えること
（2）初対面でも呼び捨てして問題ないこと
（3）ひとつのメールで案件はひとつにすること

また敬具の表現方法には、さまざまなものが存在します。メールごとにフレーズを使い分けてみると、語彙力を伸ばすことも可能です。

この記事が、英語でメールを書くときに少しでも役立てば幸いです。紹介したフレーズを使いながら、メール作成に取り組んでみてくださいね。

あなたはどのステップにいる？語学留学実現までの流れ

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1. ステップ1：目星をつける
2. ステップ2：相談する
3. ステップ3：申し込む
4. ステップ4：渡航準備
5. ステップ5：出発！

留学を思い立ったら、まずは渡航時期、期間、渡航先の目星をつけてみてください。
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