留学する人が知っておきたい英文メールの書き方・ルールまとめ【テンプレート付】

みなさん、こんにちは。Minaです。

みなさんは、英語でのメールの送り方はご存知でしょうか。日本語ではフォーマルな場面でメールを送るとき、決まった流れやルールがあるかと思います。実は英語でメールを送る場合も、よく使われる挨拶フレーズやルールが存在します。

とはいえ、英語でメールを書くルールや定番のフレーズは、なかなか分かりにくいですよね。

そこで今回は、これから留学に行く方に向けて英語でのメールの書き方を伝授します。基本ルールや構造、よく使う英語のフレーズなど数多く紹介します。

困ったときはこの記事で、メールに適切な表現を覚えて実践してみてくださいね。

それでは早速、留学前にメールを送る場面から見ていきましょう。

留学前に海外へメールを送る場面って？

留学する前から、英語でメールを送る状況が出てきます。

その具体例として、

・ホストファミリーへの挨拶
・留学先への問い合わせ

の2つを紹介しますね。

場面1：ホストファミリーへの挨拶

事前にホストファミリーの連絡先を入手できた場合は、出発前に挨拶や自己紹介も兼ねてメールを送ります。

内容は主に、これからお世話になる旨を伝えましょう。ホームステイ先でより良い生活をするためにも、英語でのメールの送り方をマスターしておきたいところです。

場面2：留学先への問い合わせ

留学する前に、現地の学校やエージェントのオフィスに連絡を取ることがあります。

内容は、

・必要書類の提出
・現地での生活や学校に関する質問

など。

相手は会社や学校といった公的な団体です。メールを送るときのルールを守り、失礼のない文章を送ることが欠かせません。

留学前にチェック！英文メールの知っておきたいポイント3つ

続いては、英語でメールを送る際に押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

ポイント1：要件はできるだけシンプルに伝える

日本語で初めての相手にメールを送るとき、以下のように書き出すことが多いかと思います。

「初めまして。○○大学××学部のXXと申します。突然ご連絡をしてしまい、申し訳ございません……。」

そして締めくくりには、

「もしよろしければ、お手隙の際に○○をお願いできますでしょうか。お忙しい中恐れ入ります。」

というように、丁寧な文章が長々と続く傾向があります。

しかし英語の場合は形式にとらわれず、シンプルに要件を伝えるようにしましょう。文章が長くなればなるほど、伝えたいことが埋もれてしまうためです。

ポイント2：初対面でも呼び捨てできる

日本語の場合は、相手を呼び捨てにするなど言語両断ですよね。チャットではなくメールでやりとりをする相手であれば、必ず敬称が必要です。

しかし英語であれば、まだ会ったことがない相手でも呼び捨てをして問題ありません。初対面でも、名前をそのまま呼ぶことができます。

ただし例外として、大学教授や医者など特定の肩書きを持つ相手には敬称をつけましょう。

例えば、

・professor
・doctor

などです。

ポイント3：ひとつのメールにつき、案件もひとつ

同じメールで要件がいくつかある場合でも、メールをひとまとめにして送るのはおすすめできません。これは日本でも同じです。

1つの件名に対して、まったく関係のない内容のものを入れてしまうと、後にメールを見返えすときに不便だからです。またメールの要件が何なのか分かりにくくなってしまうため、ひとつにしぼる方が誤解や確認漏れも予防できます。

ここまで英語でメールを送るときのポイントをお伝えしました。

とはいえ、実際に英文のメールを書くのはなかなか難しいものです。

そこで次は、英語のメールでよくある基本構造を見ていきましょう。

留学で使える英文メールの基本構造

では、英語でメールを書く際の流れを紹介します。

タイトル

まずは、タイトルです。ポイントはなるべく簡潔にすること。

英語の場合は「a」や「the」などの冠詞をなるべく省いて、シンプルなタイトルを書くことが多いです。

またそのほかにも、

・何かを依頼するときは「Request for 〜. 」
・問い合わせをするときは「Inquiry about～」

というように書きます。

そしてざっくりと「○○について」と示したい場合は、

・About 〜.
・Regarding ～.

を使うのがおすすめです。

宛先

メールの文頭には、宛先を書きます。先ほどもお伝えしたように、特定の肩書きを持つ相手であれば「professor ○○」などの敬称から始めてください。

ホストファミリーが相手であれば、呼び捨てをして問題ないかと思います。

書き出し

書き出しは言わば挨拶文です。

かしこまった書き方をする必要はありませんが、以下の2点はしっかりと明記しましょう。

・自分が何者なのか
・なぜメールを書いているのか

実際には、以下の書き方が好ましいです。

I am ○○ studying at ×× university. I am writing this e-mail to～.（私は××大学で勉強している○○です。～のためにこのメールを書いています。）

この文章を参考に、書き出しを考えてみてください。

本文

次は本文です。

本文はできるだけシンプルに伝えることを意識しましょう。また場合によっては箇条書きをするなど、パッと見て理解しやすいように工夫することも効果的です。

また最近は、パソコンだけでなくスマートフォンでメールを見る機会も増えていますよね。大画面のパソコンと小さい画面のスマートフォン、どちらでも見やすいように改行なども意識しましょう。

結び

最後に結びを書きます。

今回メールした理由を要約した一言添えると、メールがしっかりとまとまります。内容によって書き方は異なりますが、以下のような形で締めくくりましょう。

If you have any questions, please contact us.（何かご質問がございましたら、ご連絡ください。）
I’m looking forward to hearing from you.（ご連絡お待ちしています。）

敬具

日本でいう敬具にあたるものが、英語にも存在します。フォーマルなメールでも、友人同士のメールでも記載されることが多いため、忘れずに書きましょう。

敬具は例えば、

・Best regards,
・Sincerely,

など、何種類かあります。

毎回同じものではなく使うフレーズを変えてみると、自身の表現の幅を広げることもできます。

留学の英文メールで使える例文特集

ここからは、実際にメールを書くときに役立つ例文をいくつか紹介します。目的に応じて使い分けてみてくださいね。

タイトル

タイトルで使える例文は、以下の通りです。

・依頼をしたい時「Request for ～.」
・お礼をしたい時「Thank you for ～.」
・問い合わせをしたい時「Inquiry about～.」
・質問をしたい時「About ～」や「Regarding ～」

急ぎの連絡をするときは、タイトルの始めに

・「Urgent（緊急）」
・「Important（重要）」

を入れると、相手側も対応しやすくなります。

この時、要件も必ず記載しましょう。いきなり「緊急」と書かれたメールが送られたら驚きますよね。、また過剰な表現だけでメールを送ってしまうと、迷惑メール扱いになる可能性も。

要件を記載すること、オーバーな表現は避けることを意識してみてください。

書き出し

書き出しは、目的に応じた切り出し方が必要です。

例えば、以下の通りです。

・初めて連絡をする時
「I apologize for this sudden e-mail.（突然のメールで恐れ入ります。）」
「Thank you for your time reading this message.（メールを読んでくださりありがとうございます。）」

・自己紹介をする時
「I am ○○ studying at ×× University.（初めまして、私は××大学で勉強する○○です。）」
「I am ○○ working at ×× Company.（初めまして、私は××会社で働いている○○です。）」

・返信、お礼をする時
「Thank you always for your response.（ご返信いただきありがとうございます。）」
「Thank you always for your continued support.（いつもサポートいただきありがとうございます。）」

・メールを書いている目的を伝える時
「I am writing this e-mail to～.（私は～のためにこのメールを書いています。）」
「The purpose of this e-mail is to～.（〜ためにこのメールを書いています。）」

メールする目的によって、使い分けてみてください。

本文

本文では、以下3つを明確に記載しましょう。

（1）依頼
（2）理由
（3）依頼の詳細

依頼するときの表現としては、例えば「I would like to〜.」（〜していただけたら光栄です）があります。とても便利なフレーズで役立つので、覚えておいて損はありません。

結び

最後に記載する結びの言葉は、以下の文章を参考にしてみてください。

「If you have any questions, please feel free to contact us.（何かご質問がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。）」
「I’m looking forward to hearing from you.（ご連絡お待ちしています。）」
「Please take care of yourself.（ご自愛ください。）」
「We really appreciate your prompt reply.（早急にご返信いただければ幸いです。）」

敬具

締めくくりは、英語版の敬具です。「Thank you」で締めるのも間違いではありませんが、少し簡素なイメージを与えてしまうことがあります。

そのため以下で紹介するフレーズを、用途に合わせて使い分けてみてください。

フォーマルなメールの場合

「Sincerely（真心を込めて）」が適切です。Sincerelyを使ったフレーズは、例えば以下2つがあります。

・Sincerely yours,
・Yours sincerely,

カジュアルめなメールの場合

「Regards」（敬意を込めて）を使用するようにしましょう。

Regardsを使ったフレーズは以下3つがあります。

・「Kind regards,」
・「Best regards,」
・「Warm regards,」

親しい人の今後を祈願する場合

「Best wishes（幸運を祈る）」というフレーズで締めることが多いです。

まとめ

今回の記事では、留学を控えている人向けに、英文メールの書き方とルール、そして実際に活用できる英文フレーズを紹介しました。

この記事で皆さんに覚えていただきたい、メールを書くときのコツは以下の3つです。

（1）相手に伝わりやすいように要件をまとめ、シンプルに伝えること
（2）初対面でも呼び捨てして問題ないこと
（3）ひとつのメールで案件はひとつにすること

また敬具の表現方法には、さまざまなものが存在します。メールごとにフレーズを使い分けてみると、語彙力を伸ばすことも可能です。

この記事が、英語でメールを書くときに少しでも役立てば幸いです。紹介したフレーズを使いながら、メール作成に取り組んでみてくださいね。

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