英語のメールで使える書き出し表現まとめ！用途別に適切な表現をご紹介します

いざ英語でメールを書こうと思っても、「どのように書けばいいのか分からない」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。英語でのメールが書きにくいと思う原因の一つが、書き出しが決まらないことにあります。

そこで今回は、英語のメールに抵抗感をなくせるように、「書き出し」の文例をまとめました。すぐに使えるように宛先、挨拶、名乗り、要旨の順に記述する各パートの書き出しと、返答のための書き出し表現をビジネス表現を中心にご紹介します。ぜひ実践で使ってみてください。

宛先・挨拶の表現

英文メールは、宛先、挨拶、名乗りまたは自己紹介（必要な場合）、そして要旨の順で記載します。この順番を守っておけば、読み手にとっても読みやすいメールとなります。

書き出しの中でも最初の部分である、宛先と挨拶文はセットと考えてよいでしょう。早速、具体的な流れを例文で紹介します。

その他、宛先には次のような表現があります。

また、挨拶には次のような表現もあります。

以下では宛先の使い分け方法もまとめていますので、参考にしてみてください。

日本語メールとの違い、注意点

日本語でも英語でも、メールでの宛先と挨拶の書き方で問題となるのは「丁寧で礼儀正しい印象を与えられるか」「簡潔で分かりやすい表現を使っているか」だと思います。

そのためにに定形的な表現を使ってメールを書き出すのは、日本語も英語も同じです。一方、英文メールと日本語メールでは「礼儀正しい印象を与える」ための方法が異なります。

日本語の場合、敬語やビジネス的表現を使って、丁寧さ・礼儀正しさを表しますよね。その結果、1文が長めになることも珍しくありません。

これに対して英文メールの場合は「お礼の一言」を伝えることで丁寧さ・礼儀正しさを表現します。1文こそ簡潔・明瞭なものの、英文メールの方が表現の工夫のしどころがあると言えるでしょう。

具体的には以下のようなお礼の文を挨拶の後に一言加えると効果的です。

定型文に加え、文脈に応じお礼を挨拶に加えることにより、自然でこなれた表現と受け取られます。その上、礼儀を失していないと受け取られ好印象です。

宛先別に使える表現

宛先と挨拶の組み合わせを以下の通り表にまとめてみました。

まず、宛先に使う表現は、相手の名前を把握しているかどうかで使い分けます。名前が分かっている場合、基本的にはDearから始めます。

また、目上の人にはDearを使うのが一般的です。これに対して、同格の相手やよく知っている相手には、HelloまたはHiでも問題はありません。

相手の名前が分かっていない場合、カジュアルな表現を使うのはできるだけ避けた方が無難です。ただし、カスタマーサポートなどに連絡する場合は、Hi 、Hello、Good morningなどで十分な場合があります。

ホスピタリティの世界では、"Greetings from XXX!（XXX：場所やホテルの名前）"という書き出しのメールも目にしますが、オフィス英語としてはあまり目にしません。

挨拶文については、フォーマルな文章や目上の人へのメールでは、"I hope ……"と丁寧に記載するのがよいでしょう。もう少しカジュアルに書きたい時は、主語を落とすこともあります。

挨拶の後は、必要に応じてお礼の一文を書きましょう。さらに、久しぶりにメールをする相手方などに使える便利な挨拶表現として、"It has been a while since I have heard from you/since the last time. （前回からご無沙汰しております。）"があります。これも適宜使ってみるとよいでしょう。

名乗り表現

日本語のメールと少々異なり、名乗り表現は、基本的に自己紹介のために行います。署名などで部署名等を明記している場合は、簡略にしても構いません。

他にも自己紹介の表現には、以下のようなものがあります。

どちらも「自己紹介をさせてください」と断ってから名乗る表現です。

日本語メールとの違い、注意点

日本語のメールなら、「お世話になっております。XX社のYY部山田です。」　などと名乗った方がビジネスマナー上礼儀正しいとされています。

しかし、英文メールでは、名乗り表現を使うのは基本的に「はじめまして」のとき、つまり自己紹介時のみです。"My name is"や"I am "などと何度かやり取りしている相手に対して書くのはあまり目にしません。

また、「お世話になっております」と始めて、暗黙のうちにビジネスにおける会社同士の関係性や部署同士の関係性を示して相手を安心させる、ということが日本語のメールではよくあります。

しかし、英文メールでは、「お世話になっております」といった言い回しはありません。自分が相手とどのような関わりがあるのか示したいときには、自己紹介の時に共通の知人を挙げるとよいでしょう。

例えば以下は、「部長の清水さんをご存知の方に、アシスタントの駒田さんから連絡する」といったシチュエーションを想定した自己紹介です。

顔が見えない・相手をよく知らないところでメールを受け取る、というのは相手に不安を与えるものです。そこで、共通に知っている人を挙げれば、どこの誰だか見当が付きやすく、相手を安心させることができます。

このように、相手との距離や、組織での役割のことを考えて、自己紹介ができるとなおよいでしょう。

関係別に使える名乗り表現

相手方との関係を考えて、名乗り表現を整理すると次の通りです。

	名乗りの表現
目上の相手【フォーマル】	・I would like to introduce myself. My name is……/I am…… ・Please let me introduce myself. My name is……/I am……
同格の相手【カジュアル】	・Let me introduce myself. I am ……/My name is…… ・I am ……/My name is ……

ビジネスでの自己紹介は、フォーマルな印象がある上2つの表現を使うのが一般的です。"Let me introduce myself ……"はややカジュアルな印象がありますが、北米英語ではビジネスの場面でもよく使います。

また"My name is"と"I am" はどちらを使っても問題ありませんが、"My name is" の方が少しフォーマルでビジネス向きなニュアンスがあります。なお、ビジネスの場面では苗字まで名乗るのが一般的です。名前（ファーストネーム）だけだとカジュアルな印象を与えます。

自己紹介に使える代表的な部署名の表現も簡単にまとめましたので、参考にしてみてください。

要旨を伝える表現

そして次に、最も大切な要旨を伝える表現を見ていきましょう。「なぜメールを送ったのか」「相手に何を求めているのか」を明確に記載することが、メール内容を分かりやすくするポイントです。

たとえば、注文者へ注文確認メールを送る場合、注文者は今自分のした注文がどうなっているか、今の状況が分かるようにしてほしいものです。下のメールの文章は、that 以下で、今の状況を簡潔に示しています。

また、質問文をいくつも並べると分かりにくくなってしまいます。そこで以下のように「何点か質問するので答えてください」と先に述べることで、自分が相手に何を望んでいるのかが伝わりやすくなります。

この他にも、依頼やお願いをする、質問をする、確認を求めるためにメールをした場合、以下のように要旨を伝える一文を記載すると、何のためのメールかグッと分かりやすくなります。

記載する順番としては、宛先・挨拶・自己紹介（あれば）の次に、すぐメールの用件の要旨を伝えます。英文メールは、書くことの順番によって読みやすさが大きく異なるので、この順番を守りましょう。

日本語メールとの違い、注意点

日本語も英語も、ビジネスメールなら簡潔で明瞭に要旨を伝えることが大切です。

相手にしてほしいことをはっきり伝えるために、特に英語の場合はできるだけ「結論ファースト」「誰にでも分かりやすい形式」にするように注意しましょう。

これは私の失敗談なのですが、英文メール初心者の頃、自分の書き方のせいで先方から何度も確認の質問を受けたことがありました。それ以来、行事を知らせる場合などは、箇条書き表現を使い項目を明確にして書くようにしています。

このように工夫することで、内容が分かりやすくなりますよ。

目的別に使える要旨を伝える表現

要旨を伝える表現を目的別に整理してみました。

ビジネスの場面では、説明を求めたり、確認を求めたりすることが非常に多いと思います。目上や取引先とのメールでは、以下のように"Could you ……？"や"Would you ……？"といった相手にお願いをする際に使う丁寧な表現が多用されます。

Clarification / clarify (説明/説明する）は、不明を明らかにするという意味でビジネスでよく使われる用語です。"Could you clarify it ?（ご説明をお願いできますか。） "といった手短に説明を求める表現は、口語・メール双方で多用されています。

なお、お願いをする、確認を求めるなどの際には、可能な限り「何時までに」と期間を指定してお願いすることを心がけましょう。

特に海外とのビジネスでは確実に返信・アクションが欲しい場合、いつまでにレスポンスが必要か時間を指定する方が無難です。どれくらいの緊急性があるものなのかも伝わりますよ。

返信メールで使える返答表現

返信メールの書き方は、先方からメッセージをもらっていることが前提となりますので、まずはメールに対するお礼から入りましょう。

そのうえで、自分が確認したことや、お願いに対しての結論を簡潔に書きます。あなたのお願いに答えましたよ、という「結論」を先に記載するのです。これも「結論ファースト」と思っておくとよいでしょう。

相手の依頼・お願いを断る、という難しい場合もあると思いますが、そういう場合には丁寧にお断りの意思を伝えます。

次に日本語メールと英文メールの違いについて見ていきましょう。

日本語メールとの違い、注意点

返信の場合にも、丁寧で礼儀正しいこと、簡潔で明瞭であることは非常に重要です。その上で返信メールを作成する際は、返信のタイミングによって書き出しを調整しましょう。

もしもタイムリーに返信ができる場合は「メールをありがとうございました」といった書き出しでよいと思います。しかし、もしメールを貰ってから少し時間が経ってしまった場合、相手は何時のメールか、忘れていることもあるかもしれません。

その際は、メールの日付に言及し、返信が遅くなったことへ一言詫びる書き方がベターです。

時は金なり、はビジネスの鉄則の1つです。しかし、海外取引の場合はお互いが英語が得意で早急に返信できるとは限りませんよね。このようにタイムリーに返信できない場合は、一言添えると礼儀正しさが伝わりますよ。

目的別に返信メールで使える返答表現

返答の書き出しは、目的別に見ると3種類に分類できます。さらに場面に応じた表現をご紹介すると、次の通りです。

お詫びの場合には、会社や部署としてその依頼に答えられないのか、または個人的に予定が合わないなどを見極めたうえでMy/IまたはOur/We を使い分けて書きましょう。

まとめ

英文メールの宛先・挨拶・要旨、そして返答のそれぞれ書き出し部分を相手方や目的などに分類し、使える表現をまとめました。

ここでご紹介した通り、簡潔・明瞭な表現を使い、順序をパターン化して臨めば英文メールも怖くありません。これらの文例を見ながら、自分の工夫を加え、ぜひ英文メールを攻略してください。

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