英文メールには、決まった構造があります。その構造に沿って適切な表現で英文メールを書くと、書き手にとってはストレスなくスピーディに書きやすくなり、また読み手にとっても読みやすくなります。
この記事では、英文メールの構造について解説します。「締めのメッセージ」と「結びの言葉」など、メール文章で使用する代表フレーズの使い方もまとめていますので、英文メールの上達にぜひ役立ててください。
なお、結び以外の英語でのメールの書き方は、下の記事でまとまっているので、気になる方はあわせて参考にしてみてください。
【例文付き】これで完璧!誰でもできる英語メールの書き方とポイント
留学考えるなら今から準備!
留学の準備は渡航する半年前、余裕を持つなら1年前からの準備がおすすめです!
スクールウィズのLINE相談では、チャット相談やオンラインカウンセリングなど相談方法が選べるので自分のペースで検討が進められます!
自分だけで調べるとわかりづらい費用やおすすめの留学先、準備するものも留学カウンセラーが寄り添いながらサポートするので安心。
ぜひこの機会に留学準備を始めましょう!
英語メールは、「締めのメッセージ」と「結びの言葉」を入れて文章を組み立てます。
使用する具体的な表現を見ていく前に、メール文章の構造、そしてポイントとなる「締めのメッセージ」「結びの言葉」とは何かを説明します。
ビジネスにおける英語メールは、以下のように構成されています。
ではこれを実際のメール文に当てはめてみましょう。以下は、本社秘書のメリッサが、東京オフィスの秘書をしている加藤さんに、東京オフィス営業部スタッフの都合を尋ねる際のメールです。
1.宛名
Dear Kato-san,
2.挨拶
Hope this message finds you well.
3.本文
I would like to ask for your support for the arrangement of a meeting. Mr. Thompson, Sales VP of the HQ, is planning to visit the Tokyo office this October 14-16.
He is eager to have a sales all-hands meeting at the Tokyo office. Could you suggest to me which day is the most convenient for the members of the sales division? My apology for pushing you, but he will also have to visit the customer’s sites and quick arrangement is necessary in this case.
4.締めのメッセージ
Therefore, your reply at your earliest convenience is the most welcomed. Thank you so much.
5.結びの言葉
Best Regards,
6.送信者名
Melissa, Secretary, Sales, HQ
<日本語訳>
加藤さん
お変わりなくお過ごしのことと思います。
ミーティング準備についてご協力をお願いいたします。
本社部長のトンプソンが、10月14~16日に東京オフィスを訪問する予定です。その際に、ぜひセールス全員参加のミーティングを開催したいと考えています。つきましては、皆様にとってご都合のよい日をご教授いただけますでしょうか。
急かしてしまい恐縮ですが、トンプソンは顧客訪問も予定していることから、早々に予定を立てたいと考えています。
上記ご確認につき、早めにご返答いただけますと大変助かります。
何卒よろしくお願いいたします。
メリッサ
本社営業部秘書
上記の例文では、メリッサは締めのメッセージとして「早めに確認をして返事をしてほしい」と伝えていますよね。このように、締めのメッセージには「用件を直接的に伝える」という重要な役割があります。
ビジネスメールでは、本文でメールを送った背景や理由を説明し、「締めのメッセージ」で「どうしてほしいか」ということを明確に伝えます。
「結局何をすればいいのか」というのが最後に明確に書いてあることで、読み手側のも迅速に行動を起こすことができるのです。
なお締めのメッセージでは、例文のように謝罪や感謝などの気持ちも一緒に伝えることもよくあります。
英文メールでの「結びの言葉」は、メールの終わりを示す以外に、もう一つ重要な役割があります。それは、相手と自分との関係性を明らかにしつつ、礼儀を尽くしたり相手への敬意を示したりするコミュニケーション上大事な役割です。
なお、ビジネスの相手と友人では、使用する結びの言葉が異なります。マスターするのが簡単なのはビジネス上の結びの言葉です。ビジネスでは上司や部下、取引先といったように相手との関係性が明確であるため、メールで使う言い回しがある程度決まっているのです。
これに対して、カジュアルな結びの言葉は定型文を使うのではなく、文脈や自分の感情に合わせて柔軟に表現するが多いです。どういう言い回しを使うか例などを調べて真似しようとすると、表現の幅の広さに驚くこともあるでしょう。
そこで、英語でメールを書くのに慣れないうちは、友人間でもいくつかの表現を使いまわすのがおすすめです。次のパートでは英文メールでよく使う表現をまとめていますので、参考にしてください。
英語メールで使う締めのメッセージは、対応を促すもの、また感謝などの気持ちを伝えるものがあり、それぞれで決まった簡潔な表現を使うことができます。
ここでは代表的なものを紹介しますので、積極的に使ってみてください。
ビジネスメールは最も多いのは用件を伝えて、対応をお願いすることですよね。「返信してほしい」「確認してほしい」など、内容がある程度決まっていますので、英文の表現もほぼ定形的です。
・I am looking forward to your reply./ Your reply is highly appreciated.
返答をお待ちしております。
・I am looking forward to your confirmation/ Your confirmation is highly appreciated.
(日程・都合・書類などの)確認をお願いいたします。
・I am looking forward to your clarification/Your clarification is highly appreciated.
ご説明をお願いいたします。
・Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
さらに急ぎの場合、末尾に"~as soon as possible/at your earliest convenience"などをつけて、急ぎの用件であることを示します。逆に急がない場合は、"~if you have time (to do so)"と「時間があるときに返事をください」と記載することもあります。
感謝を伝えることが主たる用件である場合、あるいは、急ぎなど少し難しい用件に対応してもらうことに謝意を伝える、といった場合もありますよね。そういった際は、次のような丁寧なお礼の表現を使います。
・I appreciate your prompt response in advance. Thank you again.
すみやかなご返信をいただけましたら、大変ありがたく存じます。
・I appreciate so much for your continuous collaboration(cooperation).Many thanks again.
変わらぬご協力に対して、感謝いたします。ありがとうございました。
・Thank you so much for taking care of this matter.
ご協力を誠にありがとうございます。
英語で「よろしくお願いします」を表現する場合は、「ありがとうございます」など感謝の気持ちを伝えるフレーズがよく使われます。
日本語メールと同じように、英語メールでも対応を促すフレーズの直後に、「よろしくお願いします(=ありがとうございます)」と記載する使い方をよく目にします。
・Thank you so much.
・Thank you.
・Many thanks.
よろしくお願いします。
なお、英文での「よろしくご対応ください」は、謝意を表す動詞appreciate を使い、次のような表現をよく使います。
・I appreciate your cooperation/response/assistance on this matter.
よろしくご対応ください。
対応をお願いしたり感謝を伝えたりする以外に、謝罪がお詫びをするメールを送ることがありますよね。その場合は以下の表現をよく使います。なお、謝罪やお詫びメールは本文でまず一言詫び、最後にまたお詫びをして締めるのが礼儀正しいとされています。
・Again, our sincere apologies for your inconvenience.
再度のお詫びとなりますが、ご不便をおかけして大変申し訳ありません。
・Again, we would like you to accept our apologies on this matter.
再度、本件につきましては大変申し訳ありませんでした。
また、転勤や、異動・転職する人へ向けたメッセージの締めでは、日本語の「益々のご活躍をお祈り申し上げます」に相当する表現もよく使われます。
・Best wishes for your new endeavour.
新天地での益々のご活躍をお祈り申し上げます。
・Wish all the best for your future.
今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
結びの言葉といっても、ビジネス・フォーマルメールで使うメールと、カジュアルメールで使うものとそれぞれ結びの言葉が異なり、どれが適切かは相手との関係性によって変わります。
そこで以下では、ビジネス・フォーマルメール用と、カジュアルメール用の結びの言葉をそれぞれご紹介します。
ビジネスでよく使う結びの言葉としては、以下の8つがあります。
・Best Regards,
ビジネスの結びの言葉として最もよく使われる表現で、目上の人にも気にせず使える言い方です。
・Regards,
ビジネスの結びの言葉としてこちらもよく使われますが、"Best Regards"よりドライと受け取られることが多いようです。
・Kind Regards,
Best Regardsより少しだけ改まった言い方です。イギリス英語で使われることが多く、ビジネスでもアカデミックの世界でも使われます。
・Warm Regards,
面識がある方などの場合に使う方が適切とされます。ホテルなどのホスピタリティ産業では、ゲスト向けの文書などでよく使われる表現です。
・Sincerely,
・Truly,
あまりビジネスで使われることは少ないものの、謝罪や公式発表などの改まった場面で使われることがあります。"Yours sincerely"のように、最初にYours を付けると、より親しいニュアンスになります。
・Faithfully,
お祝いなどの儀礼的な文書によく使われ、会社の公式行事や公的機関での祝典といったフォーマルな行事に関する文書にふさわしい言い方です。
・Respectfully,
Faithfullyよりさらに改まり、「謹んで申し上げる」といったような意味があります。格式や儀礼的行事を重んじる場所で、主に目上、地位の高い方に使うことがあります。目にすることは多くはないですが、知っておくとよい表現です。
カジュアルメールで使う結びの言葉は、あまり形式ばらず、気持ちを表す表現を使うことができます。
よく見られるのが、週末や休日などの状況を織り込んだ結びの言葉です。また、「またね」「じゃあね」といった軽い表現もよく使われています。
・Happy holidays,
「素晴らしい祝日を」というこの表現は、クリスマス・サンクスギビング・夏休みなど、長めのお休みの前に同僚・友人間で使います。なお、宗教・文化の違いを越え、「クリスマス」と言わずholidays という表現を使うことで、祝日をみんなでお祝いするニュアンスを出すことができます。
・Have a great(nice/lovely) day/evening/weekend,
「素晴らしい日(夜・週末)をお過ごしください」というこちらの表現も、仕事場の同僚や友人、顔見知りなどとの間でよく使われます。
・Good luck,
直訳すると「幸運を祈ります」ですが、日本語の「頑張って」「頑張れ」に近いニュアンスで使われます。
・Take care,
「お元気で」「お大事に」を意味する表現で、元気な時、風邪などで調子が悪い時とっどちらのシーンでも使えます。メールや会話を問わず、コミュニケーションの結びによく使う表現です。
・See you tomorrow/next week at (場所・イベント等)
・Looking forward to seeing you at(場所・イベント等)
上記2つは「明日/来週、○○で会いましょう/お会いするのが楽しみです」という文で、会う予定がある場合には結びにこの表現が使えます。
・Warmly,
・Fondly,
「心をこめて」を意味するこれらの単語は、相手を気遣うお見舞いのメールや、感謝を伝えるメールで結びに使うことが多い表現です。
・Talk to you soon,
・Until next time,
・See you then,
上記3つは、どれも「またね」を意味します。いずれも、カジュアルなメールで軽い結びとして使われます。
・Thanks,
「ありがとう」という意味の"Thanks"も、文末に付けると「じゃあね」のようなニュアンスに。仕事場の同僚間でも友人間でもよく使います。
では、実際の英文メールにどのように「締めのメッセージ」と「結びの言葉」が使われるか見ていきましょう。
それぞれの例で用件に応じた「締めのメッセージ」、相手との関係性を表し、礼儀正しさを表すための「結びの言葉」が使われているか、今までのおさらいに確認してみてください。
案件の進捗確認は、仕事上頻繁に登場します。以下では、本社のプロジェクトリーダーに、日本の購買スタッフが進捗状況を尋ねている状況でのメールをご紹介します。
Hi David,
Hope all is well with you.
I would like to have an update from your side regarding the project I am participating in.
As I have shared in the previous Web Meeting, we are waiting for your confirmation of the progress to proceed to the next step. In addition, our vendor selection for Phase 2 is dependent on your update; we expect to complete it in a short time, right after your update.
This is not a rush, however, I appreciate your reply at your earliest convenience. Thank you very much.
Best Regards,
Jun Goto, Procurement, Japan
デビッドさん、
お元気でお過ごしのことと思います。
現在私が参加中のプロジェクトにつきまして、進捗はいかがでしょうか。
前回のウェブミーティングでお話しした通り、次のステップに進めるためそちらからの進捗の確認をお待ちしているところです。また、ベンダーセレクションをフェーズ2に向けて進めたいところですが、これも進捗次第となっております。ご確認いただき次第、早々に完了する予定です。
大急ぎということではございませんが、できるだけ早いご返信をお待ちしております。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
後藤淳
購買部・日本オフィス
謝罪メールは気を遣うものです。しかし、丁寧に「締めのメッセージ」「結びの言葉」を謝罪の場面に応じて使うと、丁寧な謝罪メールと作れますよ。以下では相手の気持ちを理解していることを表現した、謝罪メールの例をご紹介します。
Dear Ms. Robbins,
Thank you very much for your feedback to us.
We felt deeply the inconvenience that you suffered when you had contacted our customer services. Our apology is that such responses by our customer services have never met our quality standard. We also have found the issues to be corrected.
If you do not mind, I would like to share the fact your feedback has been properly escalated and reported to the management team of the customer services division, and now we have confirmed a series of remedial actions has completed.
Again, we would like you to accept our sincere apologies on this matter, and we appreciate your understanding in advance. Thank you very much again.
Truly,
Tim Johnson, Manager, CS and Branding
ロビンス様
フィードバックをいただき、誠にありがとうございました。
カスタマーサービスの対応のためにご不便をおかけしたことにつきましては、大変反省しております。同対応は、私どものサービス水準を満たすものではありませんでした。誠に申し訳ございません。また、本件で認識した問題点につきましては、見直しの対応が必要と存じます。
お気を悪くされたら恐縮ですが、いただいたフィードバックは、しかるべき部署およびカスタマーサービス部門統括者に共有しました。また、一連の改善対応を完了させていただいたことをご報告いたします。
今回の件につきまして、改めて深くお詫びを申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
ティム・ジョンソン、カスタマーサポート・ブランディング部
長年の友人である大学の同級生から、感謝の気持ちを伝えるメールが以下の例です。親しい友人の間でも、ありがとうの気持ちは丁寧に伝えたいものです。
ここでも「締めのメッセージ」でしっかり感謝の気持ちを伝え、「結びの言葉」で、親しい関係性、相手を思う気持ちが現れるようにしています。
Emma,
Trust all is well with you.
I am very happy since I have seen your warm birthday wishes! Thank you very much.
What I know is that I am someone who is blessed because we have had such a nice friendship since graduation.
Time flies, and I know circumstances have changed for each other. But I am glad that your care and support for me is unchanged.
I really appreciate your kind message and wish you a very nice holiday season.
Warmly,
Lisa
エマ、
元気にしているわよね。あなたからの誕生日のお祝いメッセージを受け取りました。ありがとう。こんなメッセージを卒業のあとも受け取ることができて幸せよ。時間がたつのは早く、お互いの状況がこんなに変わっても、あなたの友情はずっと変わらないことがとてもうれしいわ。
お祝いメッセージを本当にありがとう。お休みはぜひ楽しんでね。
心をこめて
リサ
今回解説したように、英語メール、とりわけビジネスメールには決まった構造があります。
この記事では、構造に従い、効果的に用件を伝えるための「締めのメッセージ」があること、さらに、相手との関係性にしたがった礼儀正しさ・敬意を表現する「結びの言葉」があることを解説しました。
構造をひな型と利用し、これらの表現を何度か繰り返し書いてみると、英語メールの書き方のコツがつかめます。ぜひ積極的に使ってみてくださいね。
語学留学を具体的に検討するなら、まずは留学を実現するまでの流れを確認しましょう!留学準備では大まかに5つのステップがあります。
留学を思い立ったら、まずは渡航時期、期間、渡航先の目星をつけてみてください。
いつ、どれほどの期間、どんな国で留学するかイメージが持てると具体的な計画を立てやすくなります。
留学へ行くとなると考えることはたくさんあります。
自分で調べてみたものの、ネット上ではさまざまな意見が発信されていて、何を信じていいかわからないまま、検討途中で止まってしまう留学生は多くいます。その疑問、無理に一人で解決せずに留学カウンセラーに相談してみませんか?
スクールウィズは英語力アップに強い留学エージェントです。
初中級者のための英語学習プログラム「プレ留学」×「カスタム留学プラン」であなたの留学を、経験豊富なカウンセラーが万全の体制でバックアップ致します。
せっかくの留学を失敗してほしくない想いから、英語力を伸ばす独自のサポート、納得いくプランづくりに力を入れています。
いま英語力に不安があっても、しっかり準備するから大丈夫。留学で、憧れだった「英語を話せる理想の自分」を私たちと一緒に実現させましょう!
留学に対するご質問から、留学プランづくり、事前の英語学習、留学中のサポートまで対応しておりますので、ご相談お待ちしております。
水道水は安全?フィリピンで水道水を利用する時の注意点・対処法
格安で留学できる!大学生にフィリピン留学がオススメな5つの理由って?
【保存版】アメリカで今すぐ使えるクールなスラング10個まとめてみた
一度は飲みたい!ニュージーランドで人気のビール5選
【TOEIC リスニング対策】高得点を狙うおすすめの勉強法とリスニング教材まとめ
オーストラリアのボランティアは短期から長期まで可能!求人や探し方、必要なビザなど解説します
マルタでお得にネットを使うには?海外パケットからポケットwifiまで料金を徹底解説
クレジットカードを盗られた…!被害にあわないための対処法3ステップ
マルタ留学中に日本食が恋しくなったら… おすすめな日本食レストラン・アジアンスーパーを紹介 #マルタ語学留学記
これだけでOK!すぐに使えるフィリピン語(タガログ語)26選まとめ
留学先の生活・観光
オーストラリアの定番お土産20選!現地でしか手に入らないお土産も紹介
留学先の生活・観光
これだけは絶対食べておきたい!カナダ料理のオススメ12選
留学先の生活・観光
オーストラリアに行ったら絶対に食べるべき地元の料理12選
留学先の生活・観光
カナダで絶対買っておくべきお土産37選!カナダでしか買えないアイテムも紹介
留学先の生活・観光
アメリカでのチップ事情まとめ。在住経験者がシーン別の相場や支払い方法をお伝えします!
留学先の生活・観光
【英検3級面接試験対策まとめ】問題のポイントや勉強法、当日の流れをチェック!
英語の勉強方法
オーストラリアでおすすめのお菓子14選!お土産にぴったりなばらまきを現地在住者が紹介
留学先の生活・観光
留学に持って行くプリペイドカードは何がいい?選び方からおすすめのカードまで紹介します
留学前の準備
これだけは絶対食べておきたい!オススメフィリピン料理10選
留学先の生活・観光
【英語学習にぴったりな映画23選】初心者におすすめの作品や人気視聴アプリまとめ
英語の勉強方法
短期留学におすすめの国ランキング!最適な語学留学先を見つける方法とは?
留学先選び
マルタ長期留学の魅力とおすすめポイントを解説!費用や効果も紹介
留学先選び
どの国ではたらくと稼げる? 2024年度版 ワーキングホリデーにおける国別、最低賃金月収の実態調査
留学ニュース・企画
ニュージーランド長期留学を選ぶべき理由とは?費用やおすすめ都市も徹底解説!
留学先選び
【TOEIC対策】初心者必見!効果的な勉強法とおすすめ教材
英語の勉強方法
英語で会話をしてみたい!基本フレーズと効果的な練習方法まとめ
英語の勉強方法
アイルランド留学期間の選び方は?期間別の効果や費用を徹底解説
留学方法・時期・期間
マルタの英語はどのくらい訛りがある?特徴やマルタならではの表現を紹介
留学先の生活・観光
フィリピン短期留学で英語力をアップ!費用や効果など徹底解説
留学方法・時期・期間
イギリス留学の期間はどれくらいが最適?効果や費用を詳しく解説
留学方法・時期・期間
どんな理由で留学へ行くかなどをまとめています
どんな留学スタイルがベストかをまとめます
気になる留学費用を紹介します
あなたにピッタリな留学先選びのポイントを配信中
これで安心!留学前に準備しておくべきことまとめ
現地での観光をもっと楽しくするお得な情報まとめ
留学経験者のその後に迫ります
企画・取材系記事のまとめ
海外や英語学習のニュース記事を配信中
英語の勉強に役立つ情報を配信しています
留学の基本知識から流れをご紹介
英語力を伸ばす「あなたにピッタリな留学プラン」を一緒に見つけましょう
\直接話を聞いて相談したいなら/
\まずは気軽に相談したいなら/