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これだけ抑えれば十分!ビジネス英語メールで役立つ英語フレーズ・例文まとめ

メール

グローバル化が進展の中で、教育現場では日本政府が英語教育の改善に力を入れ、ビジネスの場でも海外とのやり取りは活発で、いまや海外とのやり取りは不可欠です。実際、JETROが行った「2016 年度日本企業の海外事業展開に関するアンケート調査」では、52.5%の日本企業が海外に拠点を持ち、72.4%の日本企業が現在輸出を行っているとの結果が出ています。

今回はこうした状況を踏まえ、ビジネス英語メールの書き方についてまとめたいと思います。この記事を読めば、ビジネス英語メールの基本をしっかりと理解でき、実際のビジネスシーンで活用することが可能です。

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ビジネスメールでの英語と日本語での違い

ビジネス英語メールでの慣習、スタンスの違い

ビジネス英語メールの慣習は、先にも述べた通り英語が使われる状況を踏まえ、より具体的かつ簡潔に書くことが重要です。日本のメールでは、礼儀を重視して、直接的な主張よりは文脈に含みを持たせた表現をしたり、何となくの阿吽の呼吸でほのめかしたりする慣習がありますが、ビジネス英語メールでは、そうしたスタンスは避けたほうがよいでしょう。

例えばメール冒頭の挨拶をとっても、ビジネス日本語メールでは「平素よりお世話になります」などの決まり文句で始まり、失礼のないようマナーが重視されますが、ビジネス英語メールでは、こうした冒頭の決まり文句は特にありません。

また、何かメールでお願する場合であれば、日本語のメールあれば、例えば一般的に数日内にはお願い事は対応してもらっており、角も立つので、期日を指定せずにメールを送る事があるかもしれません。

しかし、ビジネス英語メールでは、しっかりと期日を指定したほうが確実です。相手によっては、期日の無いメールは急ぎでないと思われて流し読みされて、対応してもらえない可能性すらあるからです。

ビジネス英語メールの全体の構成について

ビジネスメールだけでなく英語と日本語の言語の違いにも通じますが、英語は伝えるべき点を初めに書き、その後に理由を続けます。一方、日本語は、丁寧な挨拶から背景の説明、最後に用件を伝えるという語順で、文章を構成する傾向があり、情報伝達の流れが異なります。

例えば、日本では顧客宛てのメールであれば、慎重に角が立たぬようやんわりと背景説明から始まり最後にやっとお伝えする内容を記載するなど、日本人同士であれば分かり合える文脈でやり取りがなされたりします。

しかし、相手の文化や習慣も異なる海外の人とメールでやり取りする際は、マナーよりも相手に伝えるべき内容をはっきり伝える点に重きが置かれます。

ビジネス英語メールを書く際にまず意識すべきは、このメールで何を伝えるかという点です。それがビジネス英語メールを習得するための初めの一歩です。以下は英語の典型的なメール文です。下では各構成要素に分けてその書き方をご紹介します。

Request for the invoice … 件名: Subject

Dear Mr. xxxx … 宛先: Name

Good morning, … 本文: Body
I am writing to asking about.
We would like you to clarify the price of No.345 ……
Last month we ordered the item at $500USD ….
However, the invoice mentioned ….
I am looking forward to hearing from you. … 終わり: Closing

Regards, … 結びの挨拶: Salutation

Ichiro

Ichiro Suzuki … 署名: Signature
Associate in Accounting team
ABC Company

ビジネス英語のメールの件名ってどうするの?

件名のコツや書き方、注意点について

件名は、メールの受信者が受信ボックスで受け取って最初に目にする項目です。よって、本文を書くのに熱心になり過ぎて件名を忘れてしまうことのないよう、件名は必ず入れるよう心がけましょう。

件名の書き方ですが、いくつか書くためのポイントを紹介します。

(1)件名を最初に書く

人によっては本文を最初に書きその内容を踏まえた上で件名を記入する場合もあるかもしれませんが、件名は最初に入れましょう。理由は、本文を書く前に件名を記載することで、相手に一番伝えるべき項目を意識できるからです。

また、件名の記入忘れも防止する事ができますし、一石二鳥です。

(2)単語数を絞って短くする

典型的なメールの件名表示文字数は、パソコンで60字程度、携帯で30文字程度です。よって、相手に簡潔に伝えるためにも、多くても8単語程度でまとめるようにしましょう。

(3)件名のフォント

すべての単語は大文字という決まりはありませんが、重要な情報としての動詞、名詞、形容詞を中心に大文字で表現されることが多いです。例えば、「Request for a Conference Call in June」のようになります。

(4)出だしの単語は特に重要

スマートフォンの普及に伴い、50%のメールはスマートフォンで読まれているというデータもあります。件名が最後まで表示されているか相手先のスマートフォンの表示語数まで把握はできないので、冒頭の単語は特に慎重に選択しましょう。

(5)無駄な表現は入れず簡潔に

「Hello,」、「Nice to meet you,」などを本文に記載する内容を件名に入れるのは好ましくないです。無駄な表現は省き、用件が一目で分かる表現を盛り込むようにします。

依頼する場合

ここでは状況に応じた件名の例文を整理します。必要に応じてそのまま単語をに代入することで、そのまま使うことも可能です。

〇〇 Request(〇〇の依頼)
例文:Conference Call Request
和訳:電話会議依頼

Request for 〇〇(〇〇に関する依頼)
例文:Request for Information on a Meeting Venue
和訳:会議の場所について情報共有の依頼

この表現は、アポイントメント取りにも応用できます。
例文:Request for Meeting Appointment
和訳:面談依頼

御礼する場合

Thank You for 〇〇(〇〇の御礼)
例文:Thank You for Visiting Our Office
和訳:弊社訪問に対する御礼

Great Meeting You 〇〇(〇〇の面談の御礼)
例文:Great Meeting You Today
和訳:本日の面談の御礼

確認する場合

〇〇 Confirmation(〇〇の確認)
例文:Order Confirmation
和訳:注文確認

例文:Registration Confirmation
和訳:登録確認

問合せ・質問する場合

Inquiring about 〇〇(〇〇について問合せ)
例文:Inquiring about Your Services
和訳:サービスについて問合せ

注文する場合

Order for 〇〇(〇〇の注文)
例文:Purchase Order for Cleaning Items
和訳:衛生用品の注文書

ビジネス英語のメールでの宛先

メール

日本語での宛先と英語での宛先の書き方の違い・注意点

ビジネス英語のメールの宛先は、日本語のメールのように会社名、役職、名前という順に記載するのではなく、冒頭に宛先の名前を記載します。役職、会社名については基本的に書きません。

これは日本語のメール形式に慣れていると面を食らうかもしれませんが、郷に入れば郷に従えというようにビジネス英語のメールのルールに従いましょう。

相手の名前が分かっている場合

既に相手に会った事がありお互いに知っている場合は、社外の取引先の方でも、「Hi First Name,」とファーストネーム(名前)を宛先にするのが一般的です。

例: Hi James,
Hi Maria,

初めての連絡やフォーマルな場合での連絡を取る場合は、ファーストネーム(名前)ではなく、「Dear Mr./Ms. Last Name」として、敬称とラストネーム(苗字)の組み合わせになります。

例: Dear Ms. Smith,
Dear Mr. Bond,

敬称については、男性には「Mr.」を女性には「Ms.」をつけるのが一般的です。女性敬称の「Miss」や「Mrs.」は既婚・未婚の特定が分からないこと多いですから避けたほうが賢明です。

役職や担当部署のみ分かっている場合

相手の部署や役職が分かっている場合は、「Dear 部署/役職,」が基本の型になり、以下のように記入します。

例: Dear Purchasing Department,
Dear Sales Manager,

それでは、部署と役職の例を次に整理しましょう。

役職:Chief 〇〇 Officer
例文:Chief Executive Officer(CEO)
和訳:最高経営責任者
〇〇の箇所を「Operating(業務執行)」や、「Financial(財務)」など入れ替えることで、応用できます。

役職:Director of 〇〇 あるいは 〇〇 Director
例文:Director of Human Resource, Managing Director
和訳:人事部ディレクター、事業部長
「Director」は、CEOに直接報告する職位の人や、複数の部門を統括する職種に使用される役職です。

役職:Vice President of 〇〇
例文:Vice President of Finance
和訳:財務部長
「Vice President」は日本では副社長と訳されたりすることもあり、職位が高い方と勘違いしてしまいますが、一般的に海外では部門の長という意味で使われます。混同しないように注意しましょう。

役職:〇〇 Manager
例文:Sales Manager
和訳:営業部長
「Manager」は部門の長という意味でも使えますが、部下を束ねる役割を担う役職です。よって営業1課、2課という組織構成であれば、営業課長にも使えます。

役職:〇〇 Associate
例文:Customer Service Associate
和訳:顧客対応担当
「Associate」は入社したての役割から管理職業務を伴わない業務についている人に適用される役職です。

ここまで、部署と役職について整理してきましたが、ここで示したのは一例で、会社ごとに職位の規定が異なるケースがある事は承知ください。

担当者が不明な場合

宛先が不特定の場合は、性別に注意しながら次の表現が使えます。宛先が不明で男性の場合、Dear Sir, あるいは、Dear Sirs, 宛先が不明で女性の場合、Dear Madam, が基本になります。
アメリカ英語では、Gentlemen,やLadies, と単体で書く場合もあるようです。

また、宛先も性別も分からない場合は、「Dear Sir or Madam」とするか、「To Whom It May Concern,」という表現も使えます。
先の例に従えば、「Ladies and Gentlemen,」も使えますね。

宛先が不特定でも顧客あての場合は、以下の表現が有用です。
Dear Valued Customer,
和訳:お客様各位

ケース別ビジネス英語のメールの本文とそのまま使える役立つ表現・フレーズ集

新規で挨拶、自己・自社サービスの紹介をする場合

Dear Sir/Madam,

My name is Ichiro Suzuki with ABC firm, a premier English education company.

I hope you’re doing well.

I’m writing you because I think the team at ABC Trading would like to learn more about Superb English program. We offer great performance-oriented programs at affordable prices for small business owners.

役立つ表現:Personal Name with Company Name, 〇〇(〇〇というABC社のXXです。)
例文:My name is Hayato Ito with XYZ Company, a mobile app company.
和訳:私の名前は伊藤隼人で、モバイルアプリケーションのXYZ社に勤めています。

役立つ表現:I’m writing you because 〇〇(〇〇のためにメールを書いています。)
例文:I’m writing you because you might be interested in this new service.
和訳:あなたが新しいサービスに興味があるかもしれないので、メールをお送りします。

役立つ表現:We offer 〇〇(〇〇を提供します。)
例文:We offer creative English learning programs.
和訳:私たちは斬新な英語学習プログラムを提供します。

新規で挨拶で宛先が分からない場合は、Dear Sir/Madam, から始めて良いでしょう。そのあと自己紹介となぜ連絡しているのかを説明します。サービスの紹介はその後に持ってくると一連の流れで文章を構成できます。

返信する場合

・メール確認した旨のみ伝える場合

Thank you for inquiring about our new marketing service. A team member will contact you tomorrow with a detailed explanation of the service that fits your business need.

役立つ表現:Thank you for inquiring about 〇〇(〇〇の問い合わせありがとう御座います。)
例文:Thank you for inquiring about our creative services.
和訳:新しいサービスについての問い合わせありがとう御座います。

この表現で、つまり、問い合わせを確認したという事も伝えられます。

・メール確認に加え、更に内容を展開する為の返信

Thank you for inquiring about the email software advertised on our corporate web pages. Each of the listed software on the web pages are uniquely different. Before I recommend a particular one to you, I would like to know a bit more about you and your needs:

(1) What kind of business do you handle? Are you self-employed, manager or a business owner?
(2)What kind of emails do you send most often? Are they response to customer questions, business-to-business information or just emails for team members?

役立つ表現:Before I recommend 〇〇(〇〇を紹介する前に、)
例文:Before I recommend a particular model,
和訳:特定のモデルを紹介する前に

役立つ表現:I would like to know a bit more about 〇〇(〇〇についてもう少し知りたいです。)
例文:I would like to know a bit more about your needs.
和訳:あなたが必要としている事についてもう少し詳しく知りたいです。

また、コロン(:)を使うことで、何かを列記する場合や、何かを定義・説明する場合に表現の幅を広げることができます。
例文:I would like to clarify several things about your order: size, color, and volume.
和訳:あなたの注文についていくつか確認したいです。それらは、サイズ、色、数量です。

返信するケースを二通りに分けて紹介しました。状況に応じて、すぐに回答は出せないが確認した旨のみ伝える場合は前者を、その場で具体的に話を進める場合は後者をなど使い分けて対応します。

既存顧客に久しぶりに連絡する場合

Dear Valued customer, Pole,

We hope you are doing well. I’m so sorry that I haven’t been in touch sooner.

I wanted to reach out to you to let you know that.

役立つ表現:I wanted to reach out to you to 〇〇 (〇〇するために、)
例文:I wanted to reach out to you to inform you of our new offers.
和訳:新しいオファーについて知らせる為に、連絡を取りたかったです。

久しぶりに連絡を顧客に取るに当たっては、以下の3点に気をつけます。まず、しばらく連絡を取っていなかった事実を認める、そしてなぜ今連絡しているのか理由示し、最後に相手に見返りを与えることです。

英語では、Offer a Quid Pro Quoとも言われます。例えば、しばらく連絡を取っていなかった顧客に新商品のアンケート調査をお願いしたいなら、アンケート調査回答にあたっては割引券を配布するなど、メールに対して返信するきっかけを提供します。

御礼の場合

Thank you so very much for all of your invaluable assistance with planning our annual conference. Your expertise in handling the meeting arrangements as well as the multimedia presentations, coordinating travel, and organizing the event were greatly appreciated.

Many of our keynote speakers and participants made a point of telling me how impressed they were by the smooth organization of all of the lectures and other related events.

I really appreciate your help and advice, and I am sure we will be contacting you for your assistance with next year's conference.

役立つ表現:Thank you so very much for 〇〇(〇〇に対して御礼申し上げます。)
例文:Thank you so very much for all of your invaluable assistance.
和訳:あなたの支援に対して御礼申し上げます。

役立つ表現:〇〇 is/are greatly appreciated (〇〇に対する感謝申し上げます。)
例文:Your presentation was greatly appreciated.
和訳:あなたの発表に対して感謝します。

役立つ表現:how impressed we were by 〇〇(〇〇に対してどれほど感銘を受けたか。)
例文:how impressed we were by your performance.
和訳:あなたの演技にとても感銘を受けました。

役立つ表現:I appreciate 〇〇(〇〇に対する御礼申し上げます。)
例文:I appreciate for your support.
和訳:あなたの支援に対して御礼申し上げます。

御礼の表現も様々に伝える方法があります。日本語では「ありがとうございます」という言葉で通じてしまうことがありますが、ビジネス英語メールでは、何に対して感謝しているのかをはっきり伝えます。

その他、役立つフレーズ
役立つ表現:I express gratitude for 〇〇(〇〇について感謝します。)
例文:I express gratitude for your assistance.
和訳:あたたの支援に感謝します。

<34_「ビジネス 英語 メール」 タイプ>挿入

お詫びの場合

On behalf of ABC Company, I want to extend my sincerest apologies for the negative experience that you had with our customer service agent.

I want to thank you for bringing this issue to our attention. We are always looking for ways to better our service, and your feedback is an invaluable part of that process.

Should you need help in the future, please do not hesitate to contact me directly, as I will be very happy to assist you personally with anything you need.

役立つ表現:I want to extend my sincerest apologies for 〇〇(〇〇に対する心からのお詫びを表明します。)
例文:I want to extend my sincerest apologies for the negative experiences.
和訳:不快な経験に対して心よりお詫び申し上げます

役立つ表現:Should you need help in the future, please do not hesitate to contact me.
和訳:万が一、今後助けが必要な場合には、遠慮なく私までご連絡ください。

お詫びメールでは、謝罪の意を示すこと、顧客が体験したことを確認すること、何が起こって問題へ至ったのか説明すること、今後の再発防止について示すことのポイントを入れて、メールを作成することが大切です。

その他、役立つフレーズ

役立つ表現:I am afraid that / of 〇〇(〇〇について懸念しています。)
例文:I am afraid that I cannot meet the internal deadline.
和訳:社内の〆切に間に合わせられないと心配してます。

役立つ表現:Unfortunately, 〇〇(残念ながら、〇〇)
例文:Unfortunately, I will not be able to attend the meeting.
和訳:残念ながら、その会議に参加できません。

役立つ表現:To be honest, 〇〇(正直に申し上げて、〇〇)
例文:To be honest, I cannot finish the documents.
和訳:正直に申し上げて、その書類を仕上げられません。

役立つ表現:My apologies for 〇〇(〇〇に対するお詫び)
例文:My apologies for the delayed shipment,
和訳:出荷遅延に対するお詫び申し上げます。

断る場合

Thank you for your enquiry about supplying our company with a new copy machine.

Unfortunately, we are currently not in need of replacing our existing equipment. We recently entered a new 3-year contract with our existing provider.

You would be more than welcome to contact us again when our current contract is up for renewal.

役立つ表現:We are currently not in need of 〇〇(〇〇を必要とします。)
例文:We are currently not in need of replacing the equipment.
和訳:現在、その設備を入れ替える必要はありません。

役立つ表現:You would be more than welcome to contact us again when 〇〇(〇〇の時には連絡を歓迎します。)
例文:You would be more than welcome to contact us again when our contract is up for renewal.
和訳:契約更新が来た時に、また連絡頂くのは歓迎です。

断りを入れる場合には、なぜ断るのか理由も含めて伝えることが大切です。それもいきなり断りの文章から始めるのではなく、まずは相手への敬意を表してた上で、伝えるべきことを伝えるようにします。

催促する場合

Dear Alice

Your analysis on the market for the Philippines was very helpful, Thanks for being so thorough.
However, you are behind on the Phase 3 of Project ABC. It was due last Friday, and we need it as soon as possible so that we can move on to the next Phase.

Please kindly let me know the revised completion data for the Phase 3 by the end of the day. If you are having trouble with this project, I would be happy to help answer any questions you may have.
Thanks for your prompt attention to this matter.

役立つ表現:You are behind on 〇〇 (〇〇に対して遅れています。)
例文:You are behind on Phase 5.
和訳:あなたはプロジェクトのフェーズ5に遅れています。

例文:Thanks for your prompt attention to this matter.
和訳:本件について早急に注意を払ってくださりありがとう御座います。

リマインダーメールも初めから本題に入るのではなく、最初は相手の仕事ぶりに対する感謝を示したうえで、伝えるべき内容に入ります。サンプルのように提出期限を過ぎた調査についていつまでに欲しいと催促する内容を具体的に伝えます。

また、英語ではよくDiplomaticと言われますが、人付き合いを上手くするために最後にも気にかけてくれてありがとうと締めくくるとより建設的です。

問合せ、確認する場合

We want to enquire from you whether you can send us your company catalogue. We can check and let you know if there is any product which suits our requirement. We have a huge requirement and hope you will be able to meet our demands. We are in search of latest, sturdy, and durable products.

You can send us a representative with the necessary information so that we can discuss and finalize the deal.
We look forward to hearing from you at the earliest.

役立つ表現:We want to enquire whether 〇〇 (〇〇かどうか問合せしたいです。)
例文:We want to enquire whether you can meet our demand or not.
和訳:あなたが私たちの注文に対応できるかどうか問合せたいです。

役立つ表現:I hope you will be able to meet our demands.
和訳:私たちの需要量4を受ける事が出来ると願います。

役立つ表現:We look forward to hearing from you at the earliest.
和訳:あなたからの迅速な返信を待っています。

問合せ確認する場合は、問い合わせたい内容や確認したい事項をはっきりさせることが大切です。御社の製品が欲しいですと連絡しても、どれだけなのか、いつまでに欲しいのかなど具体的な情報を提供することで、その後に何度も確認する手間を省けます。

また文末に返信を待っているという挨拶を記載することも忘れずに。

クレーム、注意する場合

Dear Mr. Peter,

As someone who has worked with your company for over 5 years, we were very disappointed to see the deliverables you produced for our publicity campaign next month.

As our written agreement stipulated, we expected full-color catalogs with fancy explanatory texts, but instead, we found that black and white photos had been included in the prepared products.

I think you will agree that a communication problem exists.

We would like you to send out a photographer to provide us with the promised color coverage or provide us with a refund.

役立つ表現:As someone who has worked with 〇〇(〇〇と一緒に働いてきた者として、)
例文:As someone who has worked with ABC Company,
和訳:これまでABC社と一緒に働いてきた者として、

役立つ表現:we were very disappointed to find/see/have discovered(〇〇と分かるのは大変残念です。)
例文:we were very disappointed to see the product.
和訳:私たちはその製品について大変残念に思います。

役立つ表現:As our written agreement stipulated, we expected 〇〇(〇〇を期待していました。)
例文:As our written agreement stipulated, we expected the full-color leaflets.
和訳:書面の同意事項に記載されているように、私たちはフルカラーのパンフレットを期待していました。

役立つ表現:I think you will agree that a communication problem exists.
和訳:意思疎通の問題がある事はあなたも同意と思います。

役立つ表現:We would like you to 〇〇 or provide us with a refund.(〇〇か返金してほしいです。)
例文:We would like you to redesign the product or provide us with a refund.
和訳:私たちは製品の再設計をするか、代金の返金を希望します。

クレームを入れる際には、問題点とその後の対応をどうしてほしいか明確にすることが大切です。注文した製品についてクレームしますだけでは受け取った側もどう対応すべきか分からないので、例えば注文した製品は青色だったのに赤色の製品が届いて、取り換えを依頼するのか、返品してほしいのか、具体的に書くことを忘れないようにしましょう。

アポイントメントを取る、調整する場合

I would like to schedule an hour next Wednesday for a conference call with you to discuss:
(1)Update for Project X
(2)Marketing strategy for Project Y
(3)Budget for Project Z

I’m available either: 10am-11am, 2pm-3pm, 5pm-6pm.
Do any of those times work for you?
If not, please let me know what is convenient for you so I may plan accordingly.

役立つ表現:I would like to schedule 〇〇(〇〇を予定したいです。)
例文:I would like to schedule 30 minutes next Wednesday for a conference call.
和訳:来週の水曜日に電話会議を30分申し入れたいです。

役立つ表現:Please let me know 〇〇(〇〇について教えてください。)
例文:Please let me know what is convenient for you.
和訳:あなたの都合の良い時間を教えてください。

アポイントを取る際は、いつ、どこで、あるいはどうやって、どういう用件でという点は最低限記載すべきでしょう。また、相手にピンポイントでの可否を問うよりも、三つでも選択肢を具体的に提示することで、スムーズにアポイントが取れる確率もあがります。

ビジネス英語メールで使える類似表現

ビジネス英語メールを書く際に、同じ単語を何度も使用することは、同じ情報を繰り返していることにも繋がり好まれません。また、筆者もそうでしたが、同じ単語ばかり使い語彙が少ない印象を与えることにもなるので、幅広い表現を知っていることはとても大切です。

では、ビジネス英語メールでどうするかというと、同様の意味の単語でも、表現を言い換えて異なる英単語を使うことです。そのための単語を以下に示します。

・Arrange :
意味:用意をする。準備をする。手配をする
言い換え表現:Organize,Prepare,Setup

・Check :
意味:確認する
言い換え表現:Confirm,Clarify,Verify

・Report :
意味:報告する。伝える
言い換え表現:Inform,Notify,Update

・Ask :
意味:尋ねる。求める
言い換え表現:Request,Inquire,Question

・Get :
意味:獲得する。得る
言い換え表現:Acquire,Obtain,Gain,Earn

・Think
意味:考える。
言い換え表現:Consider,Believe,Determine

・Make :
意味:作る
言い換え表現:Create, Generate,Formulate

こうした言い換え表現は、自分でストックして整理しておくと便利です。表現に幅を持たせる事ができ、またビジネス英語メールを書く際の抵抗感も減らせます。最近はインターネットの検索エンジンも便利になっていて、グーグルで「調べたい英単語 synonym」と入力すると同義語を表示してくれるので、素早く自分で類似表現を調べる術として身に付けておくとよいでしょう。

ビジネス英語での結びの役立つ表現

いくつかのグループに分けて、結びの役立つ表現を以下に整理していきます。

Sincerely,
Regards,
Yours truly
Yours sincerely

これらはとてもシンプルな表現である事から、ビジネス英語メールだけでなくあらゆる分野で使用されます。具体的には、カバーレターや質問状などの正式なビジネス文書の文末等でもよく使われる表現です。

Best regards,
Cordially,
Yours respectfully

これらの表現は、上の表現と比較すると個人的な表現になります。例えば、既に直接お会いしたことのある方や、メールを既に何度も交わしている方、電話等で話をしたことがある方など、既に知り合いの関係のある方へビジネス英語メールを送る際に使用されます。

・Warm regards,
・Best wishes
・With appreciation

これらの表現も送信者が受信者のことを知り合いの関係にある場合に使われます。ただし、本文の内容と照らし合わせて使うようにしましょう。例えばお詫びのメールを送る際に、感謝の意味を含むWith appreciationは相応しくないように、状況に応じた使い分けが必要になります。

ビジネス英語メールの署名

ビジネス英語メールでも日本語のメール同様、最後には誰からのメールか分かるようにメール送信者の情報を記載します。しかしながら、日本とは記載する情報の順序が異なるので注意が必要です。以下に例を示します。

Ichiro Suzuki
Manager
Sales department
ABC DEF Inc.
00-00 Daikanyama cho, Shibuya ku,
Tokyo, 150-0034, Japan
Ichiro-Suzuki@ABCDEF.com
Tel: +81-3-1234-4321
Fax: +81-3-4321-1234

ビジネス英語メールの署名は、名前、役職、部署、会社名、住所、連絡先の順番になります。日本語のメールは会社名、部署、名前、連絡先という順序が一般的ですが、送信者の名前から始まります。また、電話番号とFaxの冒頭に国番号、日本で言えば+81等を付けてあげる事で受信者が海外から連絡する場合に配慮できます。

まとめ

いかがでしょうか。ここまで、ビジネス英語メールについてまとめてきました。まずは基本的なルールをしっかりと抑えて、ビジネス英語メールへの抵抗感をなくし、伝えるべき内容を正確に伝えることが大切です。

円滑なコミュニケーションを通して国際的な視野に触れることは、新たな価値観に触れる貴重な経験になります。仕事などで必要に迫られてビジネス英語メールを扱うこともあるでしょうが、本稿で述べたビジネス英語メールの基本を習得し、円滑なコミュニケーションを通して海外の多くの人と触れ合うことに貢献できれば幸いです。

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この留学ブログを書いた人

Harry

Harry

20歳の時、初海外でフィリピンを訪問。以降、海外で働く事に興味を抱くも、苦手な英語の影響もあり日系企業に就職し東京で5年を過ごす。その後イギリス留学を経て、クラスメートのフィリピン人の繋がりを頼って、ゆかりの地で職探しを経験。現在、多国籍企業で部署内唯一の日本人現地社員として、純ジャパニーズでも英語を使って海外で仕事が出来る事を証明すべく挑戦中。

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