予約の確認や出欠連絡、あるいは仕事の進捗を伺うなど、アクションを督促するメールをしなければならない場面も多くあります。そんなとき、丁寧で礼儀正しく、かつ用件が伝わるメールを送りたいですよね。
今回は、英語で催促メールを書くコツを解説します。どんなタイミングで送るべきか、どういう表現を使うべきかも示していますので、ぜひ参考にしてくださいね。
[目次]
【留学行くか迷っているなら、まずはLINEで相談!】
いつかは留学へ行ってみたい。そう思った今すぐ留学相談!
スクールウィズのLINE相談なら、ちょっとした疑問から具体的な留学先の検討、見積もり・申込手続きまで留学カウンセラーが一人ひとりのご相談に対応しているので、検討が一気に前に進みます。
【LINE相談で知れること】
1. 目的を叶えるための留学プランづくり
2. 学びたいことや学習・生活環境など希望に合った留学先のご紹介
3. 想定する期間や留学先で実際にかかる費用
4. ビザや航空券などの準備の流れ
LINEだからいつでも思い立った時に聞ける。憧れの留学に「あなたにピッタリなプラン」を見つけてみませんか?
日本の場合、自分の送ったメールに返事がないときに、2〜3営業日を目安に催促メールを送るのが一般的ですよね。
ただし、海外では、納期の感覚やビジネス慣行などの違いから、2〜3営業日では返事が来ないことも多くあります。そのため、そもそも「いつまでに返信がほしいのか」を明記するのがおすすめです。その際、「なぜ返事を急いでいるのか」も合わせて記載すると好印象ですよ。
催促メールを送るのであれば、2〜3営業日などと営業日にしばられる必要はありません。しかし、相手にプレッシャーを与えがちな「至急」は多用しないほうがベターです。
「至急」という言葉を使うのは、入金遅れ・漏れに関する連絡を入れるとき。入金の遅れには遅延利息などがつくことがあるので、気が付いたら直ちに連絡するのがむしろ親切です。
では、実際の英文督促メールを見てみましょう。ビジネス場面で使うフォーマルなメールと、会社の同僚に送るカジュアルなメールの2通りを紹介します。
以下は、期日までに入金が確認できなかったことに対する催促メールです。
Please confirm : Monthly Services Fees
Dear Mr. Stevenson,
Hope this message finds you well.
We appreciate your continuous support as a valued customer.
Unfortunately, we still have not confirmed your payment for the monthly services fees as of 16 January. I would like to ask for your confirmation and if you find any trouble in the transaction, we would appreciate it if you could inform us as soon as possible.
In the meantime, if this message is sent to you after your proper transaction, kindly disregard this message.
Again, we appreciate your prompt attention to this.
Kind Regards,
Martin Smith, Customer Support
スティーブンソン様
大変お世話になっております。
申し訳ありませんが、今月のサービスフィーのお支払いの確認が取れておりません。
ご確認を頂戴できますでしょうか。また、もしも何か送金に関して不都合が生じておりましたら、至急私どもにご一報下さい。
もしも行き違いに送金されておりましたら、どうぞ本メールはご放念ください。
本件について早急にご対応いただけますこと、改めて感謝申し上げます。
マーティン・スミス、カスタマーサポート
次は、同僚の送別会への出欠確認を督促するカジュアルなメールです。返事をしていないマリアさんにジョンさんが督促しています。
Reminder: Farewell Party?
Hi Maria,
Hope you are doing well.
I think I have sent to you an invitation to the coming farewell party for Masao, leaving our office and going back to his home country. I am not sure if you are coming or not so far. Please reply to this message to let us know your intention at your earliest convenience, as the capacity of the party site.
I appreciate your kind cooperation on this. Thank you again.
Regards,
John
マリア
お元気のことと思います。マサオが帰国するということで送別会のメールを送らせてもらいました。出欠の返事をいただいていないようです。会場のキャパシティの都合があるので、できるだけ早く返事をいただけますようお願いします。
どうぞよろしくお願いします。
ジョン
督促メールの英語の件名には、期限に迫られていることが一目でわかるよう Reminder(リマインダー) などの表現を使い、「Reminder: 用件の簡潔な内容」と書きましょう。
期限がまだ来ていない、あるいは期限を過ぎていても緊急性・重要性が低い場合は“Gentle Reminder” “Friendly Reminder”、あるいは“Following Up”といった表現を使います。これらは表現としては柔らかい表現ですので、「念のため」「忘備までに」くらいのニュアンスがぴったり来ます。
例:This is just a friendly reminder but it would be great if you reply to us at your earliest convenience.
念のためのリマインドですが、お早目にご返信を頂戴できますようお願いいたします
これに対して、催促するのが2~3回目となる場合や緊急性が高い場合は、“Reminder!”のように感嘆詞を付けたり、あるいは“Please Confirm (要確認)”とダイレクトな言い方にします。“ASAP(速やかにご返信ください)”、 “Urgent(至急)”としてもOKです。
英文メールはダイレクトに用件を伝えることが肝心です。しかし、書き出しは丁寧に礼儀正しく行いましょう。相手の気分を害さないように、挨拶文を書いた後に用件を示します。
書き出しの表現は次のようなものを使います。
・I hope this message finds you well.
・I hope you are doing well.
お元気でお過ごしのことと思います。
・Thank you very much for your support as always.
いつもお世話になっております。
本文部分を短めにして簡潔にメールをまとめたい場合は、挨拶文を書いた後にすぐ用件を記載しても問題はありません。
・I hope this message finds you well. This is a gentle reminder for the coming party.
お元気でお過ごしのことと思います。パーティのリマインドを念のためお送りします。
・Hope this message finds you well. Kindly allow us to ask for your prompt attention.
お元気でお過ごしのことと存じます。
恐縮ですが、すぐにご確認をいただきたくご連絡いたしました。
このように、まず一言相手をねぎらう言葉を書いてから用件を伝えましょう。
用件を伝えるときは、どんなアクションを求めているのか、期限はいつかを書くことがポイントです。シーン別に例文をいくつか紹介します。
以下は、出席確認・書類の準備の完了確認・承認がまだ完了していない場面での督促です。どの場面もビジネス上よくある場面です。
・出席確認
Unfortunately, it is unclear for us if you will attend the coming meeting or not. Would you mind replying to us by Friday, end of the business hour, please?
恐れ入りますが、ご出席かどうかが現在確認できておりません。金曜日の営業時間の終了時までにお返事をいただけませんでしょうか。
・必要書類の準備の確認
We feel sorry to say it, however, we have not confirmed any update on the document. We would like to ask you to complete filling out the form by Monday AM.
申し訳ありませんが、書面のご用意の完了を確認できておりません。月曜の午前までに完了をいただけますようお願いいたします。
・承認が下りたかどうかの確認
We have not confirmed your Division’s approval as of 5 December. Could you kindly follow it up as soon as possible? And if any difficulty, please feel free to discuss with us.
貴部署による承認が確認できておりません。フォローアップをお願いできませんでしょうか。もしも何か問題があるようでしたら、お声がけいただけますでしょうか。
督促メールは感謝の気持ちを伝える結び文を書きましょう。
また、緊急性・重要性の高いことなら、最後に返事や確認を貰えるように念を押して伝えます。期日をもう一度伝えるのもよいでしょう。
・Thank you for your confirmation in advance.
ご確認をありがとうございます。
・I appreciate your attention to this, and look forward to your reply at your earliest convenience.
ご確認に感謝するとともに、ご返信を心待ちにしております。
・I would appreciate it if you could submit the document by 5 March. Thank you very much for your cooperation again.
3月5日までに書類のご提出をお願いします。改めてご協力に感謝します。
督促のメールを書くときは、相手の立場を思いやり、丁寧な表現を使うことが大切。より丁寧な表現にするためのポイントをご紹介します。
英語話者の感覚からすると、Please という表現は必ずしも丁寧な表現とは言えません。過度に使うと上から目線と取られてしまうことがあるのです。
より適切に丁寧にお願いをしていることを示すために、Please を使う代わりに助動詞のCould / Would を使いましょう。
・Please reply by 30 November. 11月30日までに返信をお願いします。
という文章ならば、以下のように書き換えられます。
・Could you please reply to this message by 30 November?
可能でしたら、11月30日までにご返信をいただけますでしょうか。
・I would appreciate it if you could reply to this message by 30 November.
11月30日までにご返信をいただけましたら、幸甚です。
・Would you mind replying to this message by 30 November?
恐れ入りますが、11月30日までにご返信をいただけますでしょうか。
催促メールを送るときは、行き違いや不手際があった可能性を考慮した表現を加えたほうが丁寧です。例えば次のような表現を使いましょう。
・My apology if the instruction had been insufficient for you, however, would you mind sending me document A as soon as possible?
ご案内に不足があったら申し訳ないのですが、書類Aを速やかにお送りいただけないでしょうか。
・If you have already answered the questionnaire, we would appreciate it if you could disregard this reminder and excuse us.
もしも質問票にお答えいただいておりましたら、ご容赦いただきこのリマインダーはご放念ください。
返信が来ないことの原因としては、自分の送ったメールが埋もれてしまっていたり、以前のメールを探し出せない状況にあったりすることも考えられます。
そこで督促メールを送る際には、以前に送ったメールを再送する、いつ送ったメールなのかを記載するなどの工夫をしましょう。
招待状や、メールを送った日を明示して伝える表現は以下の通りです。
・I have sent you an invitation on 15 October. Would you mind checking it again?
10月15日に招待状をお送りしました。もう一度チェックいただけませんか?
・I am sending you a message as the attachment, which was supposed to be sent to you on 16 January.
1月16日にすでにお送りしているかと思いますが、メッセージを添付してお送りいたします。
また、以前に連絡を取った人と担当者が違うケースは、誰から連絡をしたのかも書き添えておくとよいでしょう。上記の招待状のケースであれば、”Yumiko Okawa has sent you an invitation on…… (大川由美子が送付しましたが……)”などとしておけば十分です。
ビジネスではよく使うメールの一つである、督促メールの英語表現についてまとめました。上手にメールをまとめるポイントは相手の立場に立った丁寧な表現と、的確に用件を伝えることのバランスをとることです。
催促をするときは気を使うものですが、表現を覚えておけば大丈夫。お礼や挨拶の言葉も添えて送ることで、好印象を与えることもできます。ぜひ今回の記事を参考にメール文をつくってみてくださいね。
語学留学を具体的に検討するなら、まずは留学を実現するまでの流れを確認しましょう!留学準備では大まかに5つのステップがあります。
留学を思い立ったら、まずは渡航時期、期間、渡航先の目星をつけてみてください。
いつ、どれほどの期間、どんな国で留学するかイメージが持てると具体的な計画を立てやすくなります。
留学へ行くとなると考えることはたくさんあります。
自分で調べてみたものの、ネット上ではさまざまな意見が発信されていて、何を信じていいかわからないまま、検討途中で止まってしまう留学生は多くいます。その疑問、無理に一人で解決せずに留学カウンセラーに相談してみませんか?
スクールウィズは英語力アップに強い留学エージェントです。
初中級者のための英語学習プログラム「プレ留学」×「カスタム留学プラン」であなたの留学を、経験豊富なカウンセラーが万全の体制でバックアップ致します。
せっかくの留学を失敗してほしくない想いから、英語力を伸ばす独自のサポート、納得いくプランづくりに力を入れています。
いま英語力に不安があっても、しっかり準備するから大丈夫。留学で、憧れだった「英語を話せる理想の自分」を私たちと一緒に実現させましょう!
留学に対するご質問から、留学プランづくり、事前の英語学習、留学中のサポートまで対応しておりますので、ご相談お待ちしております。
留学前に英語力を伸ばすためにおすすめな参考書3選
ビール好きの私と夫が選ぶ!オーストラリアおすすめビール7選!
英語が思うように話せない人必見!留学中に英語力が伸びない時に試したいこと3選
英語を勉強するのに日本人比率って関係ある?4つの語学学校に留学した私が徹底分析
留学生でも働ける!イギリス滞在3年間で勤めたアルバイトの仕事内容と必須語学力とは
「息子とのかけがえのない思い出を作ることができた」会社を休んで行ったセブ島での親子留学【みんなの留学体験記】
英語の発音記号一覧!ネイティブのように話すコツや日本人が苦手な音も徹底解説
ワーキングホリデーはイギリスで決まり!費用や申請方法など詳しく解説
ゴールドコースト留学の魅力を徹底解説!費用や語学学校を選ぶポイントを詳しく紹介
これだけでOK!すぐに使えるフィリピン語(タガログ語)26選まとめ
海外生活の豆知識
これだけは絶対食べておきたい!カナダ料理のオススメ12選
お得な観光情報
オーストラリアに行ったら絶対に食べるべき地元の料理12選
お得な観光情報
アメリカでのチップ事情まとめ。在住経験者がシーン別の相場や支払い方法をお伝えします!
海外生活の豆知識
これだけは絶対食べておきたい!オススメフィリピン料理10選
お得な観光情報
【英語学習にぴったりな映画23選】初心者におすすめの作品や人気視聴アプリまとめ
英語の勉強方法
オーストラリアの物価は日本より高い?生活費や節約術など現地在住者が徹底解説
海外生活の豆知識
TOEICってどんな問題形式?配点や解答のコツ、おすすめ問題集など解説します
英語の勉強方法
英語学習にオススメの映画20選!初心者が楽しく英語を学ぶコツとは
英語の勉強方法
オーストラリアのSIMカードはどこで買える?おすすめのSIM情報を徹底解説
海外生活の豆知識
【知っておきたい英語スラング一覧】ネイティブが使う略語から最新の表現37選
英語の勉強方法
【2024年版】マルタの親子留学ガイド!目的に合わせたおすすめの学校をご紹介
学校の選び方
TOEICパート4の高得点ガイド!勉強法やコツを分かりやすく解説
英語の勉強方法
会議で使えるビジネス英語フレーズ集!すぐ使えるワンランクアップの英会話表現
英語の勉強方法
英検3級リスニング得点アップのコツとは?おすすめ教材や効果的な勉強法を解説
英語の勉強方法
【2024年版】カナダの親子留学ガイド!目的に合わせたおすすめの学校をご紹介
学校の選び方
ゴールドコースト留学の魅力を徹底解説!費用や語学学校を選ぶポイントを詳しく紹介
留学前の準備
メルボルン留学の魅力とは?費用から語学学校の探し方まで、世界有数の住みやすい街を一挙解説
留学前の準備
留学前の自主学習時間は平均19.8分/1日のみ。留学前の英語学習実態調査~英語が伸びない人の共通点とは~
ニュース
アイルランド留学は高校生におすすめ?必要な英語力や留学費用など気になる留学情報まとめ
留学前の準備
イギリス高校生留学で可能性を最大限に引き出す!費用やおすすめ短期留学など一挙解説
留学前の準備
あなたにピッタリな学校選びに役立つポイントを配信中
これで安心!留学前に準備しておくべきことまとめ
英語の勉強に役立つ情報を配信しています
なるほど!知っておくと便利な海外生活の豆知識
現地での観光をもっと楽しくするお得な情報まとめ
留学経験者のその後に迫ります
ワーキングホリデーで役立つ情報をお届けします
イベント情報や留学経験者のリアルな体験談を配信中
企画・取材系記事のまとめ
留学や海外関係のニュース記事を配信中
最新の留学動向まとめ
留学の基本知識から流れをご紹介
英語力を伸ばす「あなたにピッタリな留学プラン」を一緒に見つけましょう
\直接話を聞いて相談したいなら/
\まずは気軽に相談したいなら/