英語で電話対応ってどうしたらいいの？ビジネス電話で役立つ英語フレーズまとめ

実際にビジネスシーンで英語を使っている人の中には、英語を使った電話での　やりとりに苦手意識を持っている人もいるのではないでしょうか。

慣れない英語、特に相手が見えない状況ですと、自分の伝えたいことがうまく相手に伝わっているかわかりづらく不安を感じやすいですよね。

しかし英語を使ったビジネス電話の対応は、いくつかのフレーズを知っているだけで誰でもスムーズに行うことができます。そこでこの記事では、実際のシーン別に使われる英語のフレーズをご紹介したいと思います。ぜひ実際のビジネスシーンで、ここで紹介したフレーズを使ってみてくださいね。

そもそもビジネス上の電話で、英語と日本語での違いって？

電話をかける（受ける）上で、英語と日本語どちらも大きな流れに違いはありません。

• 1. 最初の挨拶
• 2. 用件を伝える（受ける）
• 3. 最後の挨拶

電話の大きな流れはこの3ステップですが、ポイントとなるのは「ビジネスに適した英語表現」です。日本語に「丁寧語」や「尊敬語」「謙譲語」があるように、英語にもビジネスに適した英語表現があります。

とはいえ、英語については日本語ほど難しくありませんのでご安心ください。

英語の丁寧な表現さえ覚えておけば、それをビジネス英語として使うことが可能です。ビジネス英語は、ビジネスシーンごとによく使う表現が決まっています。電話対応についても同じく、定番のフレーズを覚えておけば対応に困ることはありません。

電話をかける時に役立つ英語表現

まずは、電話をかける時に役立つ英語表現についてお伝えします。

最初の挨拶（名前と会社名を伝える）

ビジネスで電話をかけるときは、「名前」と「会社名」を最低限伝える必要があります。「Hello」は、時間帯に合わせて「Good morning」や「Good afternoon」と言い換えることも可能です。相手に伝わるようにゆっくり、はっきりと発音しましょう。

電話した目的を伝える

「calling」が「電話をかける」、「 to talk about ～」が「～について伝える」という意味から「I'm calling to talk about ～.」で「～についてお電話しました。」となります。

その他の表現や言い回しも確認してみましょう。

いずれの表現も意味は似ていますが、伝えたい用件のポイントが少しずつ違います。状況に合わせて適切なものを選んでください。

担当者につないでもらう

用件を伝えた後は、話したい相手に代わってもらう必要があります。ここでは、すでにやり取りのある「既存の顧客」のケースと、まったく初めての「新規の顧客」のケースに分けてお伝えします。

「既存の顧客」ケース

既存の顧客の場合、すでに相手の部署や名前がわかっているのであれば、それを正確に伝えることでスムーズなやり取りができます。

「May I ～?」は「～をお願いできますか？」という丁寧な表現で、ビジネス英語でよく使いますので覚えておきましょう。

「新規の顧客」ケース

まったく付き合いの無い新規の顧客の場合は、用件に合った担当者へつないでもらう必要があります。

もし担当部署に所属している人であれば誰でも構わないという場合なら、「someone in ○○」（○○の関係者）、あるいは「○○（部署名） ＋ contact」（○○部署の窓口）などの表現が使えます。

ここで、ビジネスでよく使う部署や部門別の担当者の呼び方についてもチェックしておきましょう。

部署・部門別に使い分ける「担当者」の呼び方

ビジネスでよく使われる部署・部門別の担当者の呼び方をご紹介します。

営業担当者

略して「AE」と呼ぶこともあります。

広報担当者

人事担当者

採用担当者

相手の所属する担当を添えて伝えることで、よりスムーズに希望する担当者へつないでもらうことができます。

続いて、電話での売り込みや交渉する場合の英語表現についてお伝えしますね。

自社サービスの売り込み、アポイントメント、交渉などを行う場合

電話で自社サービスの売り込みや、アポイントメント、交渉などを行う場合の英語表現をお伝えします。

まずはどのような内容を話したいのか、相手に伝えましょう。「I'd like to ～」で「～させていただきたい」という丁寧な表現になります。

似た表現として「I'd like to propose ～.」（私どもは～を提案させて頂きます。）も良いでしょう。

初めてコンタクトを取る場合は、自社が何をしている会社なのかあらかじめ伝える必要があります。

「run a promotion」は「キャンペーンを実施する」、「special rate」は「特別価格」を意味します。どちらもビジネスシーンでよく使う表現なので覚えておきましょう。

「I'd really like to ～」は「ぜひとも～したい」という気持ちを伝えたいときにピッタリな表現です。「in person」は「自分自身で」という意味になり、例文の場合は「（他人ではなく）私自身がお伺いして～」という前向きなニュアンスを伝えることができます。

相手への希望、要望を丁寧に伝える表現で、こちらもよく使う表現なので覚えておきましょう。

アポイントメントが取れた際には、約束の日時を決めましょう。

自分が相手のオフィスへ伺う場合はこちらの表現を使い、相手に来てもらいたい場合は、
「Could you come to my company today?」（私のオフィスまでお越しいただけますか？）と聞きましょう。

自分たちから調整案を提示したい場合は、この言い回しを使ってください。”terms”は複数形で「条件」を意味します。

交渉の中で相手の提案に同意できない場合は、はっきりと丁寧にその旨を伝えましょう。”I'm afraid”を使うことで、丁寧に断りを入れることができます。

電話がかかってきた時に役立つ英語表現

次は、電話がかかってきた時に役立つ英語表現についてお伝えします。

電話を受ける際の定番フレーズ

まずは挨拶の「Hello」を最初に伝え、その後で会社名、最後に自分の名前を伝えるようにしましょう。

電話で用件を伺うときは「How can I help you?」の表現を使いましょう。

相手の情報を確認する場合

「May I have ～?」は「～をいただけますか？」という丁寧な表現で、相手の情報を確認する場合は、おおむねこの表現を用いれば対応可能です。

「May I have ～?」の他にも、似た表現として「Could you ～?」があります。

担当者に取り次ぐ場合

相手に少し電話口で待ってもらう際には、このひと言を添えましょう。

電話がかかってきた際に、自分では答えられない問い合わせであったときによく使うフレーズです。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合は、「He is away from his seat.」を使用します。その他にも、

などもよく使う例文です。

担当者がすぐに来れそうなときは、その旨を伝えてあげましょう。

折返し電話する場合

「call back」は「折り返し電話する」という意味です。折り返しこちらから電話する場合にはこの表現を使いましょう。

担当者が不在などで、後で折り返させるときはこちらの言い回しを用いてください。

社内の内線につなぐ時に役立つ英語フレーズ

ビジネス上の電話対応では、内線につなぐケースが多いです。ここでは、電話をかける場合と受ける場合に分けて、内線につなぐ表現をお伝えします。

電話をかける場合

「内線」は英語で「extension」と言います。丁寧な依頼表現として「May I ～」を使いましょう。

電話を受ける場合

部署に電話がかかってくるときは個人宛の場合が多いので、最初から誰につなぐかを相手に聞くとよりスムーズです。

「transfer you to～」で「～に電話をつなぐ」という表現になります。

顧客からのクレームに対応・謝罪する場合に役立つ英語フレーズ

顧客からのクレームに対応するときのポイントは、「しっかりと謝罪すること」「今後の対応についてお伝えすること」です。よく使うフレーズを確認しましょう。

会社として謝罪するときの主語は「We」になる点に注意してください。「very」を加えることで謝罪の気持ちを強く表現できます。

こちらも謝罪に使えるフレーズです。「apologize」のあとに「again」をつけることで「不快な思いをおかけした不手際を改めてお詫び申し上げます。」というニュアンスにすることもできます。

顧客への対応が遅れてしまっていることへの謝罪フレーズです。

クレーム対応では、顧客に対しての同意も重要なポイントです。相手のクレームを受けた上でひと言添えるようにして使いましょう。

こちらに全面的に否がある場合は、すべての責任をこちらで引き受けるときはこのフレーズを使ってください。相手に安心してもらい、スムーズな対応につながります。

謝罪に加えて、今後どのような姿勢をとっていくかというところまで伝えると、より信頼してもらえるでしょう。

聞き取りづらい場合に役立つ英語フレーズ

電話対応をしていると、どうしても相手の言っていることが聞き取りづらいときがあると思います。そんな時に役立つ英語フレーズをまとめました。

いずれも「すみません。」（もう一度言ってください。）という意味になります。語尾を上げて質問する形で使ってください。

相手の言葉が聞こえなかったことに続けて、「もう一度言ってもらえますか？」というフレーズを入れるとより丁寧になります。

声が小さくて聞き取れないときはこのフレーズを使ってください。スピードが速くて聞き取れないときは「Could you speak a little more slowly, please?」（もう少しゆっくり話していただけますか？）になります。

雑音が多くて聞き取れないときはこのように伝えてください。また電波が悪いときには「We have bad reception.」と伝えましょう。

相手の言っている内容が理解できないときはこの表現を使います。あわせて「Could you speak a little more slowly, please?」（もう少しゆっくり話していただけますか？）などと組み合わせると良いでしょう。

電話を受けたものの、まだ十分に英語が理解できない場合もあると思います。そんなときは無理をせずその旨を伝えましょう。

電話を切る際に役立つ英語フレーズ

電話の切り方は、良い印象を持ってもらうためにも重要です。電話を切る際にオススメな英語フレーズをご紹介します。

相手の用件を聞いた後で、最後にあらためて確認をしておくと丁寧な印象を持ってもらえます。

「waiting for～」で「～を待つ」という表現になります。次回も電話が来ることがわかっている場合はこのフレーズを使いましょう。

「look forward to～」で「～を楽しみにする」という表現になります。こちらもよく使うので覚えておきましょう。

お別れのひと言として定番のフレーズです。for～以下は「your help」（お手伝い）、「description」（説明）など、さまざまな名詞を入れて使うことができます。

こちらもお別れのひと言として定番のフレーズです。相手に親密感を感じてもらう上でもおすすめのフレーズです。

ビジネス上、英語で電話する際の注意点

最後にビジネスで英語を使って電話する際の注意点についてお伝えします。注意点は、

• （1）電話をかけるタイミングに気を付ける
• （2）電話をかける前に準備する
• （3）抑揚をつけて明るくはっきりと発声する

の3つです。

（1）電話をかけるタイミングに気を付ける

電話をかける前に、この時間に電話をかけても相手に迷惑でないかどうかを考えましょう。朝一や夜遅い電話はもちろん、ランチタイムやミーティングの時間などもわかれば外すのがマナーです。

緊急などでどうしてもそのタイミングでないといけない場合は、「I’m sorry early in the morning.」（朝早くに申し訳ありません。）など、ひと言お詫びを入れるようにしましょう。

（2）電話をかける前に準備する

電話対応に慣れていないのであれば、事前に伝える内容をあらかじめまとめておくのがおすすめです。箇条書き程度でもいいので、内容を書き出しておくことで漏れなく、電話をすることができます。

特にビジネスでかける電話は、簡潔にシンプルに用件を伝えることが求められます。電話には時間とお金がかかっているという、コスト意識も大事なポイントです。

（3）抑揚をつけて明るくはっきりと発声する

電話で話す際は、抑揚をつけて明るくはっきりと発声しましょう。特に日本人は英会話に自信がないため、小さく、低い声になり、相手に伝わりづらい発声になってしまいます。

英語は抑揚（イントネーション）が非常に大事です。少しやり過ぎかな、というくらいオーバーに抑揚をつけ、ふだんよりもワントーン「大きく」「高い」声で会話することを心がけましょう。

まとめ

いかがでしたか？今回は、ビジネスで電話対応をする際のポイントについてお伝えしました。多くの言い回しをお伝えしましたが、ポイントとなる表現はそれほど多くないことをご理解いただけたかと思います。

苦手に感じる電話対応も、主要な言い回しを覚えてくだけでグッとスムーズにやり取りすることが可能です。まずはお伝えしたシーンごとの英語表現から、自分の仕事で使いそうなものをピックアップすることからはじめましょう！

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