【例文付き】「はじめまして」と英語でメールを書く方法とポイントとは？
- 2023/11/16
「はじめまして」の挨拶を含めた英語メールを送るとき、どのように表現したらよいでしょう。特に会ったことがない相手にメールを送るときには日本語でも少し戸惑うものです。
実は英語のビジネスメールには、「はじめまして」に相当する表現としていくつかの定型的な表現があります。
今回は、「はじめまして」の英語メールを送る際のポイントや表現方法を例文とともに紹介します。ぜひマスターして使ってみてくださいね。
なお、挨拶表現以外の英語でのメールの書き方は、下の記事でまとまっているので、気になる方はあわせて参考にしてみてください。
【例文付き】これで完璧！誰でもできる英語メールの書き方とポイント
［目次］
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「はじめまして」と英語メールを送る際の構成
「はじめまして」と英語メールを送る際には、メール本文の構成もある程度決まっています。一般的には次のような構成に沿って英語メールを作成すると、適切な文面にすることができます。
・書き出し、挨拶
・自己紹介
・伝えたい内容
・結びの挨拶
書き出しは日本語のメール同様、いきなり本題に入るのは避け、挨拶や書き出しの定型文を使います。
次に書く自己紹介では、TPOに応じた自己紹介文を使いましょう。ビジネスメールの場合は会社名や所属部署などの情報も記載すると、ビジネス上の関係性を相手に伝えることができます。
伝えたい内容、すなわち本題は、依頼内容や提案など、相手にしてほしいことを分かりやすく記載します。長くなりすぎないように簡潔に記載する事がポイントです。
そして最後にもう一度挨拶や感謝の表現を入れ、相手を気遣う気持ちを表して結びとします。
これに件名として適切なものを加えると、初めての相手にもすぐにでも送付できる英語メールができますよ。
【パーツ別】はじめましての挨拶に使える英語表現
メールの構成パーツを覚えたら、次はそれぞれのパーツ別に具体的な「使える英語表現」を見ていきましょう。
初対面の人に英語メールを送るときの件名
初対面の人に英語メールを送るときは、本文の内容も重要ですが、件名にもしっかり注意を払うことが大切です。
面識のない人からのメールは差出人に見覚えがないので、返信を漏らせてしまうこともあります。あるいは「スパムかも知れない」などと疑われてしまい、読んでもらえない可能性もあるでしょう。そのため、件名も工夫することが大切です。
具体的には、基本的に次のポイントに気をつけて件名をつけましょう。
・用件を簡潔に伝えること
・相手にしてほしいことを伝えること
・返信のタイミングを伝えること（特に急ぎのときや、期限がある場合）
例えば「はじめまして」を本文で伝えるメールであっても、以下のように用件・相手への依頼内容がはっきりしている場合は、見落としを防ぐことができるでしょう。
・Inquiry of the Products from ABC Corporation
「ABC社から製品の問い合わせ」
ABC社が見慣れない相手だとしても、この件名なら「新規の取引をしたいようだ」「返信する必要がありそうだ」と内容を理解できるはずです。
・Introduction of New Manager at Tokyo Office（Miho Koda）
「東京オフィスの新マネージャー（香田美穂）ご紹介」
新メンバーの着任を知らせる場合の件名例です。Introduction（紹介）というキーワードと、固有名詞を書いておくと件名からも非常に分かりやすくなります。
・Invitation to the Sales Online MTG: RSVP by 30th Oct.
「オンラインセールスミーティングへのご招待 10月30日までに要返信」
例えば、新しい秘書の方がこのメールを受信したとしても、用件と返信の期限がはっきりしているので、見落とされてしまうことはなさそうです。
また、メールの件名では前置詞や冠詞を除くこと、件名は大文字から始めて各単語を記載することが通例です。なお、略語を除き、単語をすべて大文字で表記するとスパムメールと認識されてしまうこともあるので気をつけましょう。
書き出しで使う英語の挨拶表現
メールを送るときにいきなり本題に入るのは、日本語でも英語でもマナーに欠けます。しかし、書き出しが長いと読み手にとって読みづらくなってしまうので、挨拶文は簡潔にすませましょう。
ここでは簡潔な書き出し表現の具体例をご紹介します。
挨拶表現
・Greetings!
「こんにちは！」
・Greetings! Thank you for your interest in our services.
「こんにちは！サービスへのお問合せをありがとうございます。」
特にサービス・ホスピタリティ産業や接客業でよく使われるのがGreetings!という表現です。オフィスでの業務の場合、次のHelloのほうが場にふさわしい表現と考えられます。
・Hello.
・Hello. I am writing to you to see your product on your website.
「こんにちは。ウェブサイトで御社の製品を拝見し、連絡しております」
Greetings、Helloどちらも相手の名前が分からない際にメールの一番最初に記載する表現として使うことができます。また、時間を問わず使える挨拶表現です。
書き出しの定型文
Greetings!やHello などの挨拶の定型句を使わずに、以下のような表現から始めることもよく見られます。
・I hope this email finds you well.
・I hope everything is well with you.
「ご機嫌いかがでしょうか（ご健勝のことと存じます）。」
・I am writing to you〜（メッセージの目的などを述べる）
「～についてメールを差し上げております。」
・I am writing to you to ask how to apply to the services as a new customer.
「サービスの申し込みについて、お伺いしたくメールを差し上げております」
自己紹介をするときの英語表現
挨拶文の次は自己紹介です。初めてメールを送るときには、次のような英語表現を使います。
・I would like to introduce myself.
「自己紹介をさせてください」
＜例文＞
I am very impressed by your photography on the Web and writing to you. I would like to introduce myself. My name is Michiko Suzuki, Assistant Manager of XYZ Ad Company, Ad and Planning Division.
「あなたの素晴らしい写真を拝見して、このメールを差し上げております。自己紹介をさせていただきますと、私はXYZ 広告会社の広告企画部・アシスタントマネージャーをしております、鈴木道子と申します。」
・Please allow me to introduce myself.
「自己紹介をさせてください。」
＜例文＞
Please allow me to introduce myself. I am Toshio Watanabe, assisting Mr. Smith, VP Sales, ABC Company, Tokyo Office.
「自己紹介をさせてください。私は、ABC社東京オフィスのスミス営業部長の補佐をしております渡辺俊男と申します。」
・By way of introduction,～
「自己紹介をさせていただきますと」
＜例文＞By way of introduction, I am Yuki Kashima, Staff of GA at Tokyo office.
「自己紹介をさせていただきますと、私は東京オフィス総務スタッフの鹿島由紀と申します。」
By way of introduction という言い方は、ニュアンスとしては上の2つより略式の言い方です。たとえば同じ社内の同僚や、上席に初めてメールを出すときなどに使われるのをよく見かけます。
初対面の人に送る英語メールの結び方
初対面の人にメールを送るときは、結びの挨拶で丁寧さや、相手への気遣いを表現しましょう。
例えば、返信がほしい場合でも、丁寧に婉曲表現を使います。
・I would appreciate it if you could reply at your earliest convenience.
・Your swift reply would be most welcomed.
「お早めに返信いただけましたら幸いです。」
商談などの提案をしている場合、何か不明点があったら、連絡が欲しい旨もよく結びに書くものです。以下のように表現してみましょう。
・Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
・In case of any questions, feel free to contact me.
「ご不明点がありましたら、遠慮なくお問合せ下さい。」
また、メールで連絡したのちに、実際に面談やインタビューなどが予定される場合には、次のような結びの挨拶もよく使われます。
・I am looking forward to meeting you soon.
「もうじきお目にかかれることを心待ちにしております。」
上記の表現のあとに、Thank you very much やMany thanksなどのお礼を書き添えることも多く見られます。「相手が時間をとって読んでくれたことに感謝する」ということを表現します。
また、最後は結語を忘れないようにしましょう。結びの挨拶の下、ビジネスのメールでは1行空けて次のような結語を使います。日本語なら敬具・草々といった意味を持っています。
・Best Regards,
・Warm Regards,
・Sincerely,
【シチュエーション別】初めて送る相手へのメール例文
ここではシチュエーション別に、初めて送る相手へのメールの例文をご紹介します。
書き出しおよび挨拶・自己紹介・メインの用件・結びのあいさつと、4つのパートに分かれていますので、それぞれシチュエーションにあわせた表現をぜひ参考にしてみてください。
自己紹介をする
以下の例は、他国から東京に短期赴任する人員の受け入れをする人事スタッフからの自己紹介です。
支店長の引き合わせがあったという背景と、組織上の自分の役割も自己紹介の内容としています。それぞれ過不足なく、簡潔に表現しています。
Dear Mary,
I hope this message finds you well.
I would like to introduce myself. I am Masao Takeda, referred by Mr. Ono, our General Manager of the Tokyo Branch. I am working with Mr. Ono for these 5 years, and assisting him in terms of HR matters. Regarding your short assignment to Tokyo, I am your buddy.
If you have any questions on preparation for your moving, or Local HR matters, please feel free to contact me. I will answer as best as I can. I am looking forward to talking with you at the coming Web Meeting. Thank you very much.
Best Regards,
Masao Takeda
＜訳＞
メアリーさん
ご健勝のことと存じます。
自己紹介をさせてください。私は武田正夫と言います。メアリーさんのことは東京支店小野支店長のご紹介でお引き合わせいただきました。5年間小野支店長の人事関連の補佐をしております。あなたの短期赴任の間は、私がバディ役を務めることとなりました。
赴任の準備や、日本での人事関係の事項は、遠慮なくこちらまでお問合せください。可能な限りお答えします。もうじきWeb会議でお会いすることを楽しみにしております。ありがとうございます。
武田正夫
取引先にメールを送る
以下はこれから関係性を築いていきたい取引先へ初めてメールを送る際の例文です。取引先の問い合わせへのお礼・簡単な自己紹介、またWeb会議の提案を内容としています。
用件に返信をお願いしているほか、締めに返信をさりげなく念押ししている点もポイントです。
Dear Mr. Hsu,
I hope this message finds you well.
Thank you very much for your inquiry on our services.
Let me introduce myself briefly. I am Taro Matsuo, a services manager of the XYZ SaaS. I am glad to serve you to improve productivity of your customer services.
I have attached quotations of the services for your scale of customer services team, as you have requested.
In addition, I would like to propose a short Web meeting of 15 mins to answer your questions. I can give you thorough answers to the questions you wrote on the inquiry sheet.
I would appreciate it if you could let me know your preferable time slot.
Thank you very much again.
Sincerely,
Taro Matsuo
Hsuさん
お問い合わせをいただき、誠にありがとうございました。
手短に自己紹介をさせていただきますと、XYZ SaaS のサービスマネージャーをしております松尾太郎と申します。御社のカスタマーサービスの生産性向上にお役に立てましたら幸いです。
お問合せいただいたサービスプランですが、ご要望の通り、御社のチーム規模に合わせたお見積りを添付させていただきましたので、ご確認ください。
また、一度Web会議をさせていただくことは可能でしょうか。問い合わせシートでご質問を頂戴した点について、15分でご説明を差し上げられればと存じます。
つきましては、ご予定を頂戴できますよう、お願い申し上げます。
重ねて誠にありがとうございました。
松尾太郎
問い合わせをする
問い合わせは、旅行・レストランの予約、あるいは商品についての質問など、様々なシチュエーションが考えられます。次の例文は、家族の誕生日パーティを開くためのレストラン予約について問い合わせをしているものです。
相手の名前も分からない場合は、Helloを使うことができます。書き出しは定型句で始まり、お礼の挨拶で締めています。
Hello,
Hope this message finds you well.
I am writing to you to ask for the availability of the room for 8 people for the Dinner Party. Our family is planning to celebrate my grandmother’s birthday at your place.
We basically would like to have a Dinner Course with a Birthday cake, however, please note that 2 of them are vegetarians. So, we appreciate it if you serve vegetarian courses for them.
Your swift reply would be most welcomed. Many thanks.
Best Regards,
Mai
こんにちは、
ご機嫌いかがでしょうか。
ディナーパーティーにつき、8名の予約が可能かお尋ねしたくメールしました。家族で祖母のバースディパーティーを開催することを計画しています。
ディナーコースとバースディケーキをお願いしたいのですが、うち2名はベジタリアンです。予約が可能でしたら、2名については、ベジタリアンコースの準備をいただけますと幸いです。
お早目のお返事をお待ちしております。ありがとうございました。
真衣
「はじめまして」の英語メールで避けた方がいい表現
英語メールの場合、特にビジネスのメールでは、書き言葉をしっかり意識しましょう。
例えば、"Nice to meet you"や"How do you do?"など、英会話で頻出のフレーズは、英語としては間違いではありません。しかし、話し言葉に近いニュアンスがあるため、ビジネスメールでは同じ意味でも書き言葉の表現を使うようにしましょう。
また、ビジネスの場ではカジュアルな表現は控えたほうが無難です。"Nice to virtually meet you"や"Nice to e-meet you"も話し言葉と考えられるうえ、カジュアルすぎる表現なので控えます。
さらに、相手がすぐにメールを開くとは限らないため時間を指定する必要がない限り、morningやafternoon、evening といった特定の時間帯にのみ使う表現も避けましょう。
ちなみに他国にメールをする際、返信時間を指定するなら21：00（JST）（21：00 日本標準時間）などと、標準時間を記載するような配慮も必要です。
まとめ
初めてメールを送る相手に対しては、自己紹介を簡潔に行うことと、書き出しおよび挨拶、自己紹介、伝えたい内容、そして結びの挨拶と4パートの構成で書くことが適切です。
相手との距離がまだ近くはないので、カジュアルな表現はできるだけ避けて、相手を気遣う気持ちを挨拶や婉曲表現などに込めて送ることが表現上のポイントとなります。
ここでご紹介した各パートの表現は、特にそのまま使えるものとしてまとめています。何度か使ってみて、ぜひマスターしましょう。
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