留学エージェントへの断り方は？メールや電話で使える例文を紹介
- 2024/07/23
海外留学をするとなると、学校を選んだり滞在先を探したり、やらなければならないことや必要な手続きがいろいろあります。自分ひとりで進めるのに限界を感じて留学エージェントに相談したという人は多いのではないでしょうか。
しかし、エージェントに相談してみたものの、「思っていたのとちょっと違う」「やはりサポートは不要……」なんてときにはどうやって断ればいいかと悩んでしまいますよね。
今回の記事では「どうやって断ろう」と悩んでいる人のために、留学エージェントを断るときのマナーについて詳しく解説していきます。
なお、留学エージェント選びや利用するメリット、注意点などは下のページでまとめているので、具体的な検討を進めたい方はチェックしてみてください。
【あなたはどのタイプ？】留学でエージェントを使って得する・損する人の違いを、メリット・デメリットを元に解説します！
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留学エージェントへの断り方はメールか電話がマナー
大前提として、音信不通になるのはマナー違反です。エージェントは一度相談を受けたお客様は当然ながらフォローアップをしますから、断りを入れないと再度連絡を入れることになります。互いの時間を無駄にしないためにも、しっかり断りの連絡を入れましょう。
電話で言いづらい場合にはメールでも構いません。また断りの連絡を入れるときは、自分のために時間を使ってくれたことに対する感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。
留学エージェントの断り方【例文あり】
では、実際にどのように断りを入れたらいいのか、例文と共に確認していきましょう。いくつかの事例ごとに伝えるポイントと例文をご紹介します。
別のエージェントを使うことに決めた
複数のエージェントに見積もりや相談をお願いしていた場合など、「最終的には他のエージェントにサポートを依頼することに決めた」ということもあるでしょう。
エージェントにとって、比較検討の結果「選ばれない」ことは珍しいことではありません。そのため、「別のエージェントにする」とはっきり伝えてしまっても大丈夫です。ただし、別のエージェントにする理由や会社名まで細かく伝える必要はありません。
例文
お世話になっております。フィリピン留学の見積もりをお願いしていた〇〇です。
大変申し訳ないのですが、今回は他のエージェントさんに依頼することになりました。せっかくお時間をいただいたのに申し訳ございません。
また、具体的な留学プランの作成だけでなく、現地での過ごし方などいろいろと教えていただきありがとうございました。アドバイスを参考に、より充実した留学生活を送れるように頑張りたいと思います。
費用が思ったより高かった
予算の都合上、エージェントに断りを入れざるを得ない場合もありますよね。その際は予算が足りないと率直に伝える方が無難です。
仮に他の理由を挙げて断ろうとすると、代替案をいろいろと提案されることがあります。双方の時間と労力を無駄にしないためにも、費用が厳しい場合にははっきりと伝えましょう。
例文
こんにちは、先日留学の相談に乗っていただいた〇〇です。
いろいろとアドバイスをいただいた手前申し上げにくいのですが、やはり費用面を考えたときにエージェントさんに依頼するのは厳しいかなと思いました。
フィリピン留学を選んだのも予算の関係からなので、かかる費用をなるべく抑えるためにも、今回はできる限り自分の力でやってみます。お時間をとっていただきありがとうございました。
担当者と合わないと感じている
なんとなく、担当者とそりが合わずに断りを入れたいときもあるでしょう。営業がしつこかったり、話のテンポやペースが自分に合わなかったり、そういったことが起こらないとは限りません。
その場合にはハッキリとは言わずに、「検討したが今回は利用を見送りたい」「他でも話を聞いてみたい」など、別の言い方をすることをおすすめします。
例文
先日はカウンセリングのお時間をいただきありがとうございました。
いろいろとためになるお話が聞けてよかったです。ただ、家に帰ってからいろいろと改めて考えてみたのですが、今回は貴社の利用を見送ることにしました。費用面や仕事のことを考えたときに、他の選択肢も検討したいと考えたためです。
お忙しいところ貴重なお時間を頂戴し、本当にありがとうございました。
申し込み後に態度が変わった
申し込み後に連絡が取りづらくなったり、態度が明らかに冷たくなったり、そうなると満足のいくサポートを受けられるのかと不安になりますよね。そういった場合には、エージェントとの契約を打ち切る方法もあります。
ただし、すでに契約が成立してしまっているので、キャンセルするとキャンセル料がかかってしまうことには注意してください。
もしキャンセル料がかかるようなら担当者を変えてもらうことを検討しましょう。なお、担当を変更してもらう場合は電話したほうがスムーズですよ。
例文～契約を解除する～
先日フィリピン留学の申し込みをした〇〇です。申し訳ないのですが、申し込みの取り消しをお願いできますでしょうか。
申し込みをした直後からご担当者様となかなか連絡が取れなくなり、進捗がどのようになっているのか分からない状態です。
このままでは希望している7月の出発に間に合わなくなりそうなので、別のところで検討させていただきたいと思っています。つきましては、返金手続き等必要な手順を教えてください。
例文～担当者変更を依頼～
お世話になっております。先週申し込みをした〇〇と申します。ひとつお願いがあるのですが、ご担当者様の変更は可能でしょうか？
申し込みのあとから連絡が取りづらくなっており、もしかして忙しくてなかなか返事ができないのかなと思っています。
留学まであと半年ということもあり、なるべく密にコミュニケーションを取りたいと思っているので、別の方に担当をご変更いただけないでしょうか。
留学エージェントへの断るときのポイント
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上記のように、丁寧な態度で必要なことをしっかりを説明すれば相手に誠意は伝わります。気まずい気持ちもあるでしょうが、連絡を入れずに音信不通になるのは避けましょう。また、断りを入れるときには下記の点をよく確認してください。
キャンセル規定と返金規定を確認
先ほどもお伝えした通り、まずはキャンセル規定を確認しましょう。エージェントによって、無料でサポートしてくれる範囲は異なります。どこからどこまでが無料の範囲なのかをチェックして、料金が発生していないか確認しましょう。すでに申込金などを支払ってしまっている場合には、返金規定を読んで返金できるのかどうか確かめます。
もし返金ができない、もしくはできても一部のみの場合には、無駄な出費になってしまいます。その場合には契約をすべてキャンセルするのではなく、プランや担当者の変更など内容の見直しで事態改善が図れないかを検討してみましょう。
嘘をつく必要はない
親身になって相談に乗ってもらった場合、「せっかく時間を使ってくれたのに断るなんて」と気まずい気持ちが芽生えますよね。断る理由が自分の都合であれば尚更です。しかし、だからといってわざわざ嘘をついて断る必要はありません。
相手もビジネスですから、当然断られることも想定しています。感傷的にならないように事実を淡々と伝え、断りの理由を丁寧に説明すればそれで十分です。その際、協力してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
トラブルになったら弁護士に相談
キャンセルに際して、万が一トラブルになった場合には専門家への相談も視野に入れましょう。自治体によっては弁護士の無料相談を定期的に開催しているところもありますので、そういった場を積極的に活用することをおすすめします。または法律事務所などでも無料相談できるところはありますので、ぜひ検索してみてください。
もし、自分では対処しきれない事態になったときにはなるべく早く弁護士など専門家のアドバイスを仰ぎましょう。ひとりで対応しようとして事態が思わぬ方向に向かっていくこともありますので、早めの相談がカギです。
まとめ
今回は留学エージェントの断り方について詳しく見てきました。いろいろと相談に乗ってもらったあとに断るのは勇気がいるかもしれませんが、丁寧に理由を説明すれば相手もその誠意を受け取ってくれますよ。電話が気まずい場合にはメールでもいいので、必ず連絡を入れましょう。
「どう伝えたらいいかわからない」という場合には、上記でご紹介した例文を参考にしてみてください。自分のシチュエーションに応じて、より適切な言葉にしたり言い回しを変えてみたりしてくださいね。
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