ビジネス英語の電話対応マニュアル！よくある言い回しから初心者向けのポイントまで一挙解説
- 2024/03/25
英語での電話対応は、相手の言っていることが聞き取れなかったり、相手が早口すぎるなどと感じたり、「得意でない」という方も多いかもしれません。
しかし、実は電話対応は、定型文の表現を口に出して何度も練習しておくと比較的スムーズに進めることができます。定型文をマスターすれば、話すだけでなく聞き取りにも役に立ちます。
この記事では、電話を使う場面別にフレーズ・例文を紹介します。電話をかける時、受ける時、留守番電話の対応を中心に、実際の会話の流れに沿った最適な表現をご紹介しますので、ぜひ使ってみてください。
なお、ビジネスでの英語表現の全般は下の記事でまとまっているので、気になる方はあわせて参考にしてみてください。
覚えるべきビジネス英語表現63選とおすすめ勉強法まとめ
［目次］
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ビジネス英語での電話対応：電話をかける
日本語の時と同じように電話をかける時はまず自分の名前を名乗り、担当者につないでもらいます。相手が不在なら折り返し電話するよう依頼し、用件を伝えて電話を切ります。では、各ステップで使う表現を見ていきましょう。
会社名と氏名を名乗る
電話をかける時に、欠かせないのは自分が誰かを名乗ることですよね。その際は、以下のような定型文が使えます。
・Good morning, I'm Yukari Yamamoto at ABC Company from the Marketing Division.
おはようございます。ABC株式会社、マーケティング部の山本ゆかりと申します。
・Hello, this is Masato Maeda from the HC department.
こんにちは、人事部の前田政人です。
会社名を言う時は“at 〇〇”、部署名は“from 〇〇 department”と前置詞を使い分けましょう。
担当者につないでもらう
名乗ったあとは、担当者につないでもらいます。その際は以下の文章を使いましょう。
・Could you transfer this call to Ms.Smith ？
スミスさんにおつなぎいただけますか。
・Would you mind passing this call to Mr.Goldman of the Marketing Division ？
マーケティング部のゴールドマンさんにおつなぎいただけますか？
・Could you put this call through Ms.Yamamoto, please？
山本さんにおつなぎいただけますか。
ここでのポイントは、丁寧な表現を使うこと。“Could you +（動詞）～？”や“Would you mind （動詞の進行形）～？”をしっかりマスターしましょう。
英会話初心者のうちは使いにくいと感じるフレーズかもしれません。しかし、お願いをする際には頻繁に使う表現ですので、繰り返し使ってマスターしましょう。
また、今回出てきた“pass” “ transfe” “ put through”は、どれも転送する、つなぐという意味の単語です。よく使うので覚えておきましょう
担当者からの折り返しを依頼する
担当者が不在の場合は折り返しの依頼をします。その際には以下の表現を使います。
・Could you ask him/her to call me back, please？
折り返しをお願いできますか。
・Would you mind asking him to call me back？
折り返しをお願いできますか。
こちらも、相手にお願いをするシーンなので丁寧表現を使います。なお、ここでは“call back（折り返す）”という決まった熟語を使います。日本語のビジネス会話の中でも使うので覚えやすいでしょう。
電話の目的を伝える
ビジネスの場面の電話は、簡潔に用件を伝えることがマナーのポイントの一つです。電話の目的を伝えると相手につながった時でも、伝言の時でも用件が分かりやすく、スムーズに対応してもらえます。
・I’m calling about the exhibition.
展示会のことでお電話しました。
・I'm calling because I'm asked to call him back around 3 PM.（もしくはas soon as possible.）
折り返しを3時ごろしてほしい／できるだけ早くしてほしい、とのことでお電話しました。
・I'm calling regarding the quotation.
見積もりの件でお電話しました。
「展示会について」「見積もりについて」など、具体的な用件を伝えたい場合、“about / regarding+名詞”で表現できます。
一方、具体的な用件はなく、 「折り返し電話を欲しいといわれたから電話した」などということもありますよね。その場合は接続詞（becauseなど）で理由を示します。
なお、伝言をお願いする場合は、次のように言います。
・Would you mind taking my message for him？
伝言をお伝えいただけますか。
・May I leave a message for her？
伝言をお伝えいただけますか。
電話を切る
電話を切る時は簡単な挨拶を添えましょう。
・Thank you very much. Have a good day.
ありがとうございました。どうぞ良い一日を。
・Thank you for your help. Have a nice day.
助かりました。どうぞ良い一日を。
電話を切る時は、まず対応へのお礼を言いましょう。電話をつないでもらった、不在の際の伝言をしてもらった場合には、“Thank you for your help”という方が丁寧です。
“Have a good day” “Have a nice day” は、別れ際や電話の終わりの決まり文句です。適宜時間帯に応じて、“day”を“evening” などと言い換えます。
電話をかける場合の例文
実際に電話をかける場合の例文を2通り見ていきましょう。
電話で担当者と話す場合
あなた：Good morning, I'm Tomoya Matsumoto at XXX company, from the Sales Division. I would like to talk to Mr.Smith regarding the exhibition.
XXX株式会社営業部の松本智也です。スミスさんに展示会の件でご連絡しました。
相手：Thank you for calling. This is Alice from the Sales Division speaking. I transfer this call to Mr.Smith. Could you please hold on a second？
お電話ありがとうございます。営業部アリスが承りました。おつなぎしますので、少々お待ち下さい。
担当者が不在で、伝言を依頼する場合
あなた：Good afternoon. I'm Tomoya Matsumoto at XXX company, from the Sales Division. I would like to talk to Mr.Smith regarding the exhibition.
XXX株式会社営業部の松本智也です。スミスさんに展示会の件でご連絡しました。
相手：Thank you for calling, This is Alice of the Sales Division speaking. Unfortunately, he is away today.
お電話ありがとうございます。営業部のアリスです。あいにく担当者は不在にしております。
あなた：So, would you mind taking my message for him？
では、伝言をお願いできますでしょうか。
相手：Sure, please.
承知いたしました。
あなた：Thank you. Could you ask him to call me back on his return, please？
よろしくお願いします。お戻りになり次第、折り返しを頂戴できますでしょうか。
相手：Yes, Mr. Matsumoto. I ask him to call you back on his return.
かしこまりました。戻り次第折り返しさせます。
あなた：Thank you very much for your help, Alice. Have a nice day.
助かります。アリスさん、どうぞよい一日を
相手：You are welcome, Mr. Matsumoto. You, too. Thank you very much.
どういたしまして。松本様もどうぞよい一日を。お電話ありがとうございました。
ビジネス英語での電話対応：電話を受ける
電話を受ける際には、相手の言っていることを聞き取らなければならないため、苦手意識がある人も多いのではないでしょうか。
しかし、流れと定型文さえ覚えておけば、会話をリードすることができます。早速よく使う表現を見ていきましょう。
電話に出る
電話に出る時は、次のような決まり文句を使います。
・Company ABC, this is Mika Honda of the Sales Division. How may I help you？
ABC株式会社の本田美香がご用件を承ります。
・Good morning, Company ABC. How may I help you？
おはようございます。株式会社ABCでございます。ご用件をお伺いいたします。
“How may I help you？”は、電話に応答する時の決まり文句として使える表現です。なお電話に出る時は、個人名で名乗っても、会社名のみで済ませてもどちらでも問題ありません。
相手の会社名や氏名を把握する
電話を受ける時は、誰からの電話か把握することがポイント。以下のような表現で対応します。
・Would you mind telling your name, please ？
・Could you tell your name, please？
・May I have your name, please？
これらは、どれも名前を尋ねる文章です。名前を聞いたけど相手が早口で名前や所属先を聞き取れなかった場合は何度か聞き返しても問題ありません。聞き返す場合は、以下の表現が使えます。
・Could you say it again, please？
・May I beg your pardon, please？
またスペルがわからず、相手の名前や会社名のメモが取れない場合には、次のフレーズが使えます。
・Excuse me, could you tell me how to spell your name（your company name）, please？
申し訳ありませんが、どのようにお名前（御社）のスペルを書いたらよろしいでしょうか。
・Would you mind telling me how to spell your name？
恐れ入りますが、お名前のスペルを教えていただけますでしょうか。
担当者に取り次ぐ
担当者がいるかいないか分からない場合には、まず「確認します」から始めます。確認の時には以下のような表現を使います。
・Sure, let me check her availability（on that）.
承知いたしました。（在席か）確認いたします。
・Let me see if she’s available.
在席か確認いたします。
取り次ぐことができる場合は、次のように言いましょう。
・Sure, one moment please.
少々お待ちください。
・May I put you on hold for a minute？
受話器を切らずに（保留のまま）お待ちください。
電話を保留することは“on hold” と言い、“put on hold” で「保留にする」という熟語表現になります。
担当者が出られないケース
担当者が出られないケースには離席のケースと、不在のケースがありますよね。会議などですぐに対応ができないなど、離席している時は“Not available”の表現が使えます。不在の場合は、“away” や“out of the office”が一般的です。
・I’m afraid he/she’s not available right now.
恐れ入りますが、離席のようです。
・I'm sorry but Mr.Smith is away/out of the office this week.
スミスさんは、今週社内におりません。
担当者からの折り返しを提案する
担当者が不在の場合の折り返しを提案する場合は、次のような表現を使います。
・Shall I have him all you back？
折り返しいたしましょうか。
・Would you like her to call you back later？
後ほど折り返しいたしましょうか。
「～をさせましょうか？」と提案する時に使う丁寧表現は、“Shall I ～？” “Would you like～？”です。これに加え、折り返しするの“call back” を使って表現します。
一方、伝言を残してもらう場合には、以下のように言いましょう。
・May I take your message for him/her？
伝言をいただけますでしょうか。
・Would you like to leave a message for him/her？
伝言をいただけますでしょうか。
電話を切る
電話を切る時にも、すでにご紹介した以下の表現が使えます。
・Thanks for calling.Have a good day.
お電話ありがとうございました。良い一日を。
・Thank you, have a nice day.
ありがとうございます。良い一日を。
電話を受ける場合の例文
ではこれまで紹介した表現を用いて、電話を受ける場合の実際の例文を見ていきましょう。
担当者が応対できる場合
あなた：Company ABC, this is Mika Sato from the Sales Division. How may I help you？
ABC株式会社営業部の佐藤美香です。ご用件をお伺いします。
相手：I'm Peter Thomson, at XYZ company from Marketing Division. May I talk to Ms. Sasaki regarding an ad arrangement？
XYZ株式会社マーケティング部のピーター・トムソンと言います。広告の用意の件なのですが、佐々木様におつなぎいただけますか。
あなた：Sure, may I put you hold on a second？
承知いたしました。少々お待ちください。
担当者が不在で、折り返しを依頼する場合
あなた：Company ABC, this is Mika Sato from the Sales Division. How may I help you？
ABC株式会社営業部の佐藤美香です。ご用件をお伺いします。
相手：I'm Peter Thomson, at XYZ company from Marketing Division. May I talk to Ms. Sasaki regarding an ad arrangement？
XYZ株式会社マーケティング部のピーター・トムソンと言います。広告の用意の件なのですが、佐々木様におつなぎいただけますか。
あなた：I'm sorry. She is away till monday. Would you like her call you back, or leave a message for her, Mr. Thomson？
申し訳ありません。佐々木は月曜まで不在です。折り返しさせましょうか、それとも（代わりに）メッセージをお預かりしましょうか。
相手：Yes, I'd like to have her call me back on her return.
戻り次第折り返しをいただきたいです。
あなた：May I have your phone number, please？
お電話番号を頂戴できますでしょうか。
相手：0X-XXXX-XXXX is my number. Thanks.
0X-XXXX-XXXXです。よろしくお願いします。
あなた：Excuse me, could you please tell it again？
恐れ入りますが、もう一度いただけますでしょうか。
相手：0X-XXXX-XXXX.
0X-XXXX-XXXX.です。
あなた：I repeat your number. 0X-XXXX-XXXX. I will have her call you back on her return. Thank you very much.
0X-XXXX-XXXXですね。戻り次第、連絡させます。
相手：Thank you for your help. Have a nice day.
助かります。では、良い一日を。
あなた：You, too, Mr. Thomson. Thank you again.
トムソン様もどうぞよい一日を。ありがとうございました。
ビジネス英語での電話対応：留守電にメッセージを残す
電話をかけたら留守番電話だった場合のメッセージの残し方についても覚えておきましょう。
留守電の時は、名前を名乗る、担当者名と電話の目的を伝える、電話を切る、という流れですすめます。
会社名と氏名を名乗る
留守番電話も、会社名と自分の名前の名乗りから始めます。
・Hello, this is Hiroko Yoshino, at ABC company from Purchasing Division.
株式会社ABC、購買部の吉野ひろこです。
・Hi, I'm Benjamin King, at XYZ Company from the Finance Division.
XYZ株式会社経理部のベンジャミン・キングです。
留守電の場合、相手がいつメッセージを聞くかはわかりませんよね。そのため、挨拶はHelloやHiで十分です。
担当者の名前と電話の目的を伝える
メッセージを伝えたい相手（担当者）と、電話の目的を伝えます。この部分までメッセージがしっかり伝われば、留守番電話も怖くありません。
・I'm leaving a message to Ms. Kempf, regarding the details of the quotation.
ケンプさんに見積もりの件でメッセージを残させていただいております。
・I'm calling Mr. Smith because I'm asked to call him back as soon as possible.
すぐ折り返しが欲しい、とのことでしたので、スミスさんにご連絡をしております。
留守番電話は、休日対応だけでなく、一時的な担当者の不在の際などにも使われます。また、誰が確認するかはわからないので、担当者の名前を言うこと、電話の目的は最低限伝えましょう。
また、折り返しを希望する場合には、“call back”を使い、次のように表現します。
・I would like to have Mr. Smith to call me back at his earliest convenience.
スミスさんにお手すきの際にご連絡をいただけますよう、お願いいたします。
・Could you please ask Ms. Kempf to call me back？
ケンプさんに折り返しをいただけますようお願いできますでしょうか。
電話を切る
電話を切る時の表現は、以下の通りです。
・Thank you very much, I'm looking forward to calling back.
ありがとうございました。折り返しをお待ちしております。
・Thank you very much, have a nice day.
ありがとうございました。どうぞよい一日を。
留守電メッセージの例文
留守番メッセージの実際の例文をご紹介します。留守番電話から流れるメッセージも参考までにあわせてご確認ください。
留守番電話のメッセージ：Thank you for calling.This is ABC company. Could you kindly leave your message after the tone？ We will contact you on the return, thank you.
お電話ありがとうございます。ABC株式会社です。恐れ入りますが発信音の後にメッセージをいただけますでしょうか。戻り次第ご連絡します。よろしくお願いします。
あなた：This is Isao Ozawa, at the XYZ company, from Purchasing Division. I'm calling Mr. Brown, Sales Manager. I would like to have him call me back at the earliest convenience. Thank you very much, have a nice day.
XYZ株式会社購買部の小沢功と言います。営業部マネージャーのブラウン様にご連絡しております。お手すきの際に折り返しをいただけますでしょうか。よろしくお願いします。どうぞよい一日を。
ビジネス英語での電話対応：困った時に使えるフレーズ
電話対応は基本的に「かける」「受ける」「留守番電話」のパターンが決まっています。しかし、時にはパターン外のことが起こり、困ってしまうことがあるでしょう。そこで次は、そんなときに使えるフレーズをご紹介します。
待ってもらう
相手の言っていることを書面などで確認したい、あるいは、他の人に一度相談したい時は、一旦電話を保留にして、相手に待ってもらいましょう。
・Could you please hold on？
少々お待ちいただけますか。
・Would you mind staying on the line？
保留にしてお待ちくださいますか。
“stay on the line”という熟語は「電話を切らずに待つ」の代表的な表現です。“hold on”と同様に、「保留する」という表現として使えます。
何を言っているか聞き取りずらい
電話では電波の状況により相手の聞こえにくかったり相手の声が途切れてしまったり、といった状況もよく生じます。
こうした場合は、一旦切ってかけなおす、もう一度繰り返して言ってもらう、もう少し大きい声で話してもらうなどで対応しましょう。
・I'm sorry, we have a bad connection. Could you give me your number and I will call back right away？
申し訳ありませんが、通信状況が悪いようです。お電話番号をいただけましたら、こちらからかけなおしますが、よろしいでしょうか。
・Hope you don’t mind but could you speak a little louder, please？
恐れ入りますが、もう少し大きな声でお話いただけますか。
・Excuse me, could you repeat that？
恐れ入りますが、もう一度お願いできますか。
間違って電話をかけてしまった
電話番号を間違えてしまった場合は、次のような表現を使います。まずはお詫びの“I'm sorry” から始めます。間違い電話は “the wrong number”です。
・I'm sorry. It seems that I have dialed the wrong number.
申し訳ありません、間違い電話のようです。
・I'm sorry. I had the wrong number.
申し訳ありません。間違った番号にかけてしまいました。
間違い電話を受けた
間違い電話を受けた場合にも決まった表現があります。「間違いです」と直接的に指摘するより、“I'm sorry, but…” や、“Thank you for calling” などの表現で、ワンクッションおくのがビジネスの場では適切です。
・I’m sorry, but you have dialed the wrong number.
恐れ入りますが、間違い電話をおかけになったようです。
・Thank you for calling, but it seems that you have the wrong number.
お電話をありがとうございます。ですが、間違い電話のようです。
ビジネス英語での電話対応でよくある質問
ビジネス英語での電話対応は、相手の状況も見えにくく、つい苦手意識を持ちがちです。しかし、すでにご紹介した通り、難易度の高い表現を使うわけではありません。コツを踏まえて練習すると、必ず上達しますよ。
そこで、よくあるご質問に答えつつ、英語の電話対応のコツも合わせてご紹介します。
緊張するので電話が苦手です。克服のコツはありますか？
「失敗したらどうしよう」「間違えてしまうかも」と不安になると余計に緊張しますよね。しかし、日本語の電話も英語の電話も、最初から上手に対応できるひとはごくわずかで、失敗を重ねて上達するものです。
誰もが失敗を経験しているので、億劫に思わず、自分から電話を取りに行って積極的に回数を重ねましょう。
また、電話対応のみで大きな取引を済ませてしまうことはほとんどありません。そのため電話対応で多少失敗したとしても、ビジネスの場での大きなトラブルにはなりにくいものです。リラックスして臨みましょう。
電話対応に慣れてくると、次第に自信もついて緊張しにくくなります。今回紹介した電話の定型文を何度も声に出して練習して自信をつけましょう。
ビジネス電話をかける時の知っておくべきマナーは？
ビジネス電話には相手にできるだけ都合のいい時間帯にかける、ハッキリと聞き取りやすいように話すなど、基本マナーがありますよね。
さらに英語でビジネス電話をかける時には、「丁寧」「簡潔」「ポジティブ」な表現を心がけることもマナーです。
今回紹介したCould・Would・Mayを使った丁寧な表現を使い、何度も口に出して練習しましょう。簡潔に相手に用件を伝えるためには、あらかじめメモに用件をまとめておくと良いですよ。
相手に感謝の意をすぐに伝えることや、NiceやGood を多めに使うようなポジティブさも、電話では重要です。電話は顔が見えず会話の相手の様子がわからないので、相手を不安にさせない配慮が必要になります。
携帯電話にかける場合のポイントは？
日付・時間・場所といった重要な情報は、確実に相手に伝わっているか、確認しながら会話すると親切です。不安な時は電話を切った後、メールで再度確認するのも良いでしょう。
また、携帯電話を使用する場合は、相手の都合に合わせて電話をかけることや、相手の電話番号を間違えないように管理することが重要になります。
まとめ
電話対応は平易な英語表現の定型文をマスターして対応すると、確実に上達できます。積極的に電話に出る、英語話者の取引先に電話をかけてみるなど、積極的に電話対応を行い慣れていきましょう。
またビジネスでの電話は、簡潔さや確実に伝達することを求められます。メモを活用し、あらかじめ英語で会話内容を用意しておくとスムーズに対応できますよ。ぜひ今回紹介したフレーズを使ってチャレンジしてみてくださいね。
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