【例文付き】催促メールの英語での書き方と丁寧に伝えるためのポイント！

Please confirm : Monthly Services Fees

Dear Mr. Stevenson,

Hope this message finds you well.
We appreciate your continuous support as a valued customer.
Unfortunately, ｗe still have not confirmed your payment for the monthly services fees as of 16 January. I would like to ask for your confirmation and if you find any trouble in the transaction, we would appreciate it if you could inform us as soon as possible.
In the meantime, if this message is sent to you after your proper transaction, kindly disregard this message.

Again, we appreciate your prompt attention to this.

Kind Regards,
Martin Smith, Customer Support

スティーブンソン様

大変お世話になっております。

申し訳ありませんが、今月のサービスフィーのお支払いの確認が取れておりません。
ご確認を頂戴できますでしょうか。また、もしも何か送金に関して不都合が生じておりましたら、至急私どもにご一報下さい。
もしも行き違いに送金されておりましたら、どうぞ本メールはご放念ください。

本件について早急にご対応いただけますこと、改めて感謝申し上げます。
マーティン・スミス、カスタマーサポート

Reminder: Farewell Party?

Hi Maria,

Hope you are doing well.

I think I have sent to you an invitation to the coming farewell party for Masao, leaving our office and going back to his home country. I am not sure if you are coming or not so far. Please reply to this message to let us know your intention at your earliest convenience, as the capacity of the party site.

I appreciate your kind cooperation on this. Thank you again.

Regards,
John

マリア

お元気のことと思います。マサオが帰国するということで送別会のメールを送らせてもらいました。出欠の返事をいただいていないようです。会場のキャパシティの都合があるので、できるだけ早く返事をいただけますようお願いします。

どうぞよろしくお願いします。

ジョン

例：This is just a friendly reminder but it would be great if you reply to us at your earliest convenience.
念のためのリマインドですが、お早目にご返信を頂戴できますようお願いいたします

・I hope this message finds you well.
・I hope you are doing well.
お元気でお過ごしのことと思います。

・Thank you very much for your support as always.
いつもお世話になっております。

・I hope this message finds you well. This is a gentle reminder for the coming party.
お元気でお過ごしのことと思います。パーティのリマインドを念のためお送りします。

・Hope this message finds you well. Kindly allow us to ask for your prompt attention.
お元気でお過ごしのことと存じます。
恐縮ですが、すぐにご確認をいただきたくご連絡いたしました。

・出席確認
Unfortunately, it is unclear for us if you will attend the coming meeting or not. Would you mind replying to us by Friday, end of the business hour, please?
恐れ入りますが、ご出席かどうかが現在確認できておりません。金曜日の営業時間の終了時までにお返事をいただけませんでしょうか。

・必要書類の準備の確認
We feel sorry to say it, however, we have not confirmed any update on the document. We would like to ask you to complete filling out the form by Monday AM.
申し訳ありませんが、書面のご用意の完了を確認できておりません。月曜の午前までに完了をいただけますようお願いいたします。

・承認が下りたかどうかの確認
We have not confirmed your Division’s approval as of 5 December. Could you kindly follow it up as soon as possible? And if any difficulty, please feel free to discuss with us.
貴部署による承認が確認できておりません。フォローアップをお願いできませんでしょうか。もしも何か問題があるようでしたら、お声がけいただけますでしょうか。

・Thank you for your confirmation in advance.
ご確認をありがとうございます。

・I appreciate your attention to this, and look forward to your reply at your earliest convenience.
ご確認に感謝するとともに、ご返信を心待ちにしております。

・I would appreciate it if you could submit the document by 5 March. Thank you very much for your cooperation again.
3月5日までに書類のご提出をお願いします。改めてご協力に感謝します。

・Please reply by 30 November. 11月30日までに返信をお願いします。
という文章ならば、以下のように書き換えられます。

・Could you please reply to this message by 30 November?
可能でしたら、11月30日までにご返信をいただけますでしょうか。

・I would appreciate it if you could reply to this message by 30 November.
11月30日までにご返信をいただけましたら、幸甚です。

・Would you mind replying to this message by 30 November?
恐れ入りますが、11月30日までにご返信をいただけますでしょうか。

・My apology if the instruction had been insufficient for you, however, would you mind sending me document A as soon as possible?
ご案内に不足があったら申し訳ないのですが、書類Aを速やかにお送りいただけないでしょうか。

・If you have already answered the questionnaire, we would appreciate it if you could disregard this reminder and excuse us.
もしも質問票にお答えいただいておりましたら、ご容赦いただきこのリマインダーはご放念ください。

・I have sent you an invitation on 15 October. Would you mind checking it again?
10月15日に招待状をお送りしました。もう一度チェックいただけませんか？

・I am sending you a message as the attachment, which was supposed to be sent to you on 16 January.
1月16日にすでにお送りしているかと思いますが、メッセージを添付してお送りいたします。

また、以前に連絡を取った人と担当者が違うケースは、誰から連絡をしたのかも書き添えておくとよいでしょう。上記の招待状のケースであれば、”Yumiko Okawa has sent you an invitation on…… （大川由美子が送付しましたが……）”などとしておけば十分です。